Versions Compared

Old Version 16

changes.mady.by.user Libra Hospitality

Saved on

compared with

New Version 17

changes.mady.by.user Libra Hospitality

Saved on

Key

  • This line was added.
  • This line was removed.
  • Formatting was changed.

...

  1. To calculate preliminary cost
  2. To make blocks
  3. To make mass reservations and mass batch changes.

Warning
titleAttention

Quantity of contracts is equal to quantity of accommodation variants


Press "Add new" button for new contract. 

image2020-6-29_13-18-12.png

Stay type and terms


FieldDescription
Rooms q-tyRooms quantity
Guests and stayQuantity of quests in one room (adults and children)
Stay periodStay period: night/day/hour and arrival/ departure date. 
AvailabilityRooms type availability  with due regard for Rooms q-ty, Guests q-ty and Stay period

Room types and rates

There are field "Discount" and field "Packages" at the right side. You can add any personal discount from the list and choose package if it is necessary.


Press "Apply" button, then "Save".



You can change contract if you click to Image Modifiedor highlight the contract

Image Modified - delete the contract.

Then click «Save» button. 


Info
titleTo confirm the contract

It is necessary to press "В предварительнуюConfirm"  button button for turning Contract to Block (change status for Confirm contract). After that necessary quantity of rooms (blocks) will be "frozen" for this Group.

Брони (Создание индивидуальных броней из групповой брони)

Когда групповая бронь переходит в статус "Подтверждена", появляется возможность создать индивидуальные брони (кнопка "Создать брони").

Во вкладке "Брони" можно создать брони на основе контрактов или добавить брони, не входящие ни в один контракт. 
Брони сгруппированы по контрактам, для которых они были созданы, отдельно выделены брони  "Без контракта".
Возможно добавить индивидуальную бронь с указанием ФИО гостя, количества гостей, периода проживания, типа комнаты, тарифа вне контракта, нажав кнопку Добавить бронь.

Image Removed

Warning

Когда целесообразно создание индивидуальных броней в группе:

  1. Если необходимо назначить броням конкретные комнаты (например, закрепить за группой этаж или крыло)
  2. Если необходимо чётко рассчитать стоимость для сложных случаев, которые невозможно чётко задать контрактом. Например, в номер LUX с 1 по 6 марта заедет 1 гость, а 3 марта к нему доедет второй
  3. Если известен состав гостей (их ФИО, какие-то личные данные которые уже можно вносить в индивидуальные брони), и скоро подходит срок заезда (например, за сутки для заезда)

Во всех остальных случаях предварительное создание индивидуальных броней крайне не рекомендуется, поскольку в этом случае будет сложнее вносить изменения в контракты.

Expand
titleПереместить бронь в другой контракт

Индивидуальные брони можно перемещать между контрактами, для этого необходимо выбрать нужные брони (установить галочки) и нажать кнопку "Image Removed" (переместить в другой контракт).

Reservations tab

Opportunity appears to make reservations when Contract became "Confirmed".

Also you can add reservations out of contract.

Reservations are grouped by contracts. Out of contract reservations are separate.
You can add new reservation out of contract if to press "Add reservation" and you can add reservation from contract if to press "Create reservations"

Image Added

Warning
titleAttention

You should create reservations at the next cases:

  1. to pick up certain rooms (for example, on one floor for all group)
  2. to calculate the exact cost for complicated contracts 
  3. if you have room list with guest's names
  4. if group will arrive soon (for example, 1-2 day before check in)
Expand
titleMove to other contract

You can move reservation to other contract

Image Added


Expand
titleGroup status

Group has the next status:

StatusDescription
Expand
titleЖизненный цикл групповой брони

Групповая бронь может находиться в следующих статусах:

Статус группыОписание
Предварительная заявкаСтатус используется для предварительной калькуляции стоимости, блоки группы не выводят номера из наличия
ПодтвержденаПроверяется доступность нужного числа номеров и блоки выводят их из наличия. На этом этапе становится возможно создание индивидуальных броней в группе
ПроживаниеГруппа переходит в этот статус автоматически при поселении любой индивидуальной брони внутри неё. Статус не отличается от предыдущего, он скорее информационный
ЗакрытаПри закрытии группы проверяется баланс по счёту (он должен стать нулевым), а также освобождаются все блоки группы
ОтмененаИндивидуальные брони аннулируются (если были созданы), блоки освобождают наличие

После описания всех концепций групповой брони следует отметить теперь самое важное: контракты играют наиболее важную роль на этапах NEW и CONF, далее их ценность и смысл уменьшается - ведь мы уже создали индивидуальные брони. Нет необходимости вручную поддерживать соответствие контрактов и броней, наиболее простым способом будет установка даты освобождения блоков в группе, а далее можно работать только с индивидуальными бронями, не трогая контракты вообще. Например если гость из LUX решает сменить категорию номера на DBL, это можно смело делать просто из индивидуальной брони гостя. Логус самостоятельно расширит блоки на категорию DBL (поскольку поймёт, что такого контракта и блоков у нас не было):

После сохранения индивидуальной брони картина в блоках группы автоматически актуализируется.

Expand
titleРаспределение броней по комнатам

Кнопка"Назначить комнаты" дает возможность распределить полуавтоматом комнаты на групповые брони(задать диапазон номеров, из которого будут присвоены номера). При ее нажатии всплывает следующее окно:

Поле "Расположение" - обозначает этаж и\или корпус.

Поле "Вид" - вид из окна комнаты.

Поле "Теги" - выводит необходимые вам теги.

Поле "Диапазон номеров" - позволяет назначить конкретный диапазон комнат.

Переключатель "Только чистые" - назначает только чистые номера.

Expand
titleПакетное изменение

Выделив несколько броней Вы можете применить пакетное изменение к ним. С помощью пакетного изменения броней можно:

  • изменить статус;
  • добавить одинаковый комментарий;
  • добавить/убрать теги; 
  • изменить маркетинговую информацию;
  • изменить стоимость;
  • создать фин.документы;
  • разделить брони по гостям.

При нажатии данной кнопки всплывает следующее окно:

Выделив несколько броней Вы можете их Аннулировать, Поселить или проставить индивидуальным броням Опоздание

Блоки

Используются для резервирования нужного числа комнат в соответствии с контрактом группы. Впоследствии индивидуальные брони группы будут использовать комнаты внутри блока. На начальном этапе количество блоков чётко соответствует числу номеров в контрактах. 

Число блоков может изменяться и отклоняться от значений в контрактах в двух случаях: при "расширении" блоков и при "освобождении" блоков. 

В списке блоков отображено свободно/всего блоков.

Детальную информацию по блоку можно получить наведением курсора на интересующий блок. 

Warning

Для того, чтобы контракт превратить в блоки, необходимо нажать кнопку "Подтвердить" внизу окна. После нажатия кнопки необходимое количество блоков будет заморожено из общего наличия комнат.


Например, у нас есть групповая бронь со следующими контрактами:

В соответствии с этими контрактами будут созданы следующие блоки:


Warning

Число блоков может изменяться и отклоняться от значений в контрактах в двух случаях: при "расширении" блоков и при "освобождении" блоков. Эти концепции будут описаны далее.

Расширение блоков

Процесс расширения блоков - это добавление недостающих блоков к групповой брони без внесения изменений в контракт. Причиной нехватки блоков может послужить продление индивидуальной брони за рамки контракта, или перемещение индивидуальной брони в другую категорию номера, для которой контрактом закреплено недостаточно блоков.

Следует иметь в виду что расширенные блоки не освобождаются автоматически (при укорачивании или отмене брони, например). Освободить их можно либо вручную, нажав на закладке "блоки" кнопку "Привести блоки к соответствию контрактам", либо настроив автоматическое освобождение блоков.


Expand
titleПодробнее на примерах как работают блоки и расчёт наличия вы можете ознакомится тут
Info

Во всех примерах TWIN- многокомпонентный номер, состоящий из двух кроватей BED2

Кейс 1

Контракт на две койки, но им назначили койки из разных номеров:

Expand
titleБлоки

Кейс 2

Контракт на два мультикомпонента и 3 койки, которые тоже раскидали в разные номера:


Expand
titleБлоки

Кейс 3

Смешанный случай - контракт на номер, но в группу вручную впихнули бронь на койку:

Expand
titleБлоки

Expand
titleОсвобождение блоков

Положим мы дошли до состояния, когда индивидуальные брони были созданы (скажем наступил день заезда). В момент заезда могли выясниться дополнительные детали: 1 STD не заехал, второй захотел выехать раньше на 1 сутки, например мы получаем такую картину в контракте:

Это приводит к появлению свободных неиспользованных блоков в группе, на закладке "блоки" мы увидим следующее:

Видно, что на все даты освободился 1 STD, а на 21 апреля даже 2. Как освободить эти номера и вернуть наличие, чтобы отдел бронирования мог отдать их индивидуальным заявкам? Есть два способа:

  1. Уменьшить на единицу число номеров в контракте - это автоматически освободит один STD. Однако это не решит проблему с оставшимся свободным номером на 21 апреля
  2. Настроить автоматическое освобождение блоков в параметрах группы:

Если указать дату освобождения блоков, то по наступлению этой даты Логус автоматически освободит все неиспользуемые блоки (те блоки, для которых нет индивидуальных броней). Освобождение происходит в момент сохранения групповой брони или в момент ночного аудита.

На примере нашей заявки, устанавливая дату 17 апреля(текущая дата гостиницы) и сохранив группу, получаем следующую картину в блоках:

Все незадействованные стандарты были освобождены.

Важно понимать, что операция освобождения блоков обратимая, и Логус приводит блоки в соотвтетствие с контрактами и правилами освобождения в момент сохранения группы. Т.е. можно в любой момент убрать дату освобождения и пересохранить группу, получим такую же картину что была до совобождения:


Второй параметр освобождения в днях:

 

 является дополняющим возможности освобождения блоков. Он позволяет организовать "скользящее" окно возврата неиспользованных блоков. Т.е. в группе будут освобождены не все неиспользованные блоки, как в первом случае, а только на даты до текущей + N дней. Т.е. если установить например в качестве этого параметра 3 дня, то получим следующую картину в блоках:

Освободились только блоки на 3 дня вперёд. После проведения аудита Логус автоматически освободит и 4 марта тоже и т.д.

Услуги

Предоставляет возможность добавлять/удалять услуги для групповой брони, оказываемые гостям, которые можно завести в Администрирование - Услуги.

Удалить услугу можно выделив необходимую позицию и нажав кнопку "Удалить".

Для добавления услуги в группе необходимо нажать кнопку "Добавить услугу", выбрать услугу, количество, скидку, комментарий, дату начисления и время начисления (для часовых услуг)

Автотрансфер

 Данный инструмент предназначен для автоматического переноса транзакций с счетов индивидуальных броней этой группы на счет самой групповой брони. Автотрансфер, созданный на групповой брони, будет применен во всех индивидуальных бронях, относящихся к группе.

Для добавления инструкции автотрансфера необходимо нажать кнопку "Добавить". В открывшейся форме необходимо заполнить следующие группы полей:

  1. период действия и коды/типы транзакций, на которые будет действовать автотрансфер. Выбрать счет/ карман для переноса транзакций:
    • сменить карман - перенос будет осуществлен в рамках текущей брони
    • связанные счета - перенос транзакций будет осуществляться на связанные счета: профиль гостя, компания, компания плательщик. указанные в брони.
    • другой счет - любой другой счет брони, профиля или компании
  2.  Указать разделение:
    • переносить целиком - все выбранные транзакции переносятся автотрансфером 
    • проценты - перенести процент от транзакции, величину процента можно указать в поле "Величина", 
      • если включить переключатель "Оставить эту сумму", то выбранный процент от суммы транзакции остается на изначальном кармане, а остальной процент переносится правилом автотрансфера.
      • если переключатель "Оставить эту сумму" отключен, то выбранный процент от суммы транзакции переносится правилом автотрансфера
    • фиксированная сумма - переносится сумма, заданная в поле "Величина"
      • если включить переключатель "Оставить эту сумму", сумма, выбранная в поле "Величина", остается на текущем счете и кармане, а оставшаяся разница переносится правилом автотрансфера.
  3. При необходимости установить лимит переноса - для ограничения суммы переноса транзакций автотранфером.

В данном окне Вы можете указать период действия автотрансфера, необходимо переносить Все транзакции или определенный тип или код транзакции, получателя транзакций, способ разделения суммы. Например, необходимо переносить транзакции проживания с счета индивидуальной брони на счет групповой брони

 Инструкции автотрансфера групповой брони будут применяются к счетам индивидуальных броней. Т.е. если мы добавим на группу инструкцию переноса всех транзакций проживания не безналичный карман, то эта инструкция будет применена к транзакциям на счетах индивидуальных броней.


...