Модуль мероприятий

Описание модуля

Данный модуль расширяет функционал системы и автоматизирует работу с мероприятиями (или BEO, banquet event order). Модуль интегрирован с функционалом групповых бронирований, чтобы объединить возможности бронирования конференц-залов, оборудования и комнат в общем пространстве.

Вот краткий перечень новых возможностей, которые предоставляет модуль мероприятий:

1. Введено понятие оборудования, возможность привязки оборудования к типам залов
2. Стоимость аренды оборудования можно гибко регулировать формулами
3. Способ настройки номеров изменился - теперь можно делать многокомпонентные залы
4. Расширены возможности в части настроек гибких часовых тарифов (стало удобнее задавать стоимость аренды по часовым интервалам)
5. Добавлена "Шахматка залов" - где все брони видны на одном экране
6. Добавлена возможность планирования многодневных арендных мероприятий с привязкой меню/услуг/оборудования к залам

Более подробно о каждой из возможностей и способе их настройки см. далее.

Настройка залов

Структура залов

Как настроить зал, как сделать многокомпонентный зал (https://youtrack.quirco.com/issue/Libra-10171).

Мероприятия могут проводиться только в типах комнат класса Помещение (L). Помещения для мероприятий могут быть как отдельностоящими, так и многокомпонентными. К многокомпонентным относятся “залы-трансформеры”, которые могут быть разделены за счет перегородок на несколько подзалов, а при необходимости арендованы целиком как один большой зал. 

В типах комнат для этого разделены понятия “Класс” и “Структура”, что позволяет делать типы залов для мероприятий разных структур:

Рассадка

Для каждого типа зала можно указывать возможные вариантов рассадки (Г-образная, П-образная, T-образная и т.п) на закладке "Настройка помещений". Для каждого варианта рассадки указывается максимальное количество гостей, время сборки и разборки в минутах для подготовки той или иной рассадки. 

Время сборки и разборки не учитывается в расчёте стоимости, однако выводит зал из наличия, что позволяет менеджерам оценивать сколько в общей сложности займет подготовка и проведение мероприятия в конкретном зале по выбранной рассадке.

Почасовая аренда залов

Как настроить цены по часам на залы в тарифах (https://youtrack.quirco.com/issue/Libra-10176).

Довольно часто аренда залов подразумевает сложные схемы ценообразования в зависимости от количества часов аренды, например, до 3 часов стоимость фиксирована, а далее прибавляется цена каждого часа. 

Теперь такие схемы можно настроить в Логусе благодаря возможности добавления цены к базовому варианту тарифа при наследовании вариантов.

Так для зала с тарификацией 1-4 часа -  фиксированная цена 20 000, 5-8 часов - прибавляем еще фиксированную сумму 15 000, а далее за каждый час аренды 3000 настройка тарифа аренды будет выглядеть следующий образом:

1. Настраиваем непересекающиеся временные интервалы на вкладке Расширенные настройки в почасовом Тарифе : 1-4, 5-8, 9-99 

2. Настраиваем вариант тарифа с фиксированной ценой за период 1-4 - "Цена за номер" - 10 000, ставим галку - “Цена на весь период” (так как цена зафиксирована за все 4 часа)

3. Добавляем вариант тарифа с периодом 5-8, базируем его на предыдущем варианте тарифа “Аренда до 5 часов” с периодом 1-4, ставим галку “Добавить к базовому варианту”, нажимаем “Применить” и на вкладке с ценами указываем стоимость 15 000  и фиксируем цену на весь период.

4. Добавляем еще один вариант тарифа “Аренда более 8 часов” с периодом 9-99, базируем на варианте “Аренда 5-8 часов", ставим галку “Добавить к базовому варианту” нажимаем "Применить" , указываем Цену номера - 3000 (Цена за каждый дополнительный час).

После таких настроек аренда конференц-зала на 10 часов будет рассчитана как 20 000 (за первые 4 часа) + 15 000 (за промежуток с 5 по 8 часов) + 2ч*3000 (за 2 часа по варианту тарифа аренды более 8 часов ) = 41 000

Настройка оборудования

Что такое оборудование? Как привязать к залу (https://youtrack.quirco.com/issue/Libra-10184)?

Помимо аренды залов для мероприятий клиентам также может потребоваться аренда необходимого оборудования (проекторы, микрофоны, колонки). 

Для каждого типа зала можно выбирать совместимое оборудование в настройках типа комнаты на закладке "Настройка помещений". 

Оборудование в Логусе заводится как услуги с определенной группой услуг "EQUIPM - Оборудование" и с указанием количества для ведения учета счетных единиц.

Наличие счетного оборудования можно отлеживать на экране "Наличие инвентаря" в Службе приема.

Сложная цена оборудования аренды

В настройки вариантов услуг  добавлено поле "Сложная цена", которое позволяет задавать сложные правила стоимости. Например, позволяет указывать цену в зависимости от длительности (в часах) приобретаемых услуг. Правила имеют приоритет над фиксированной ценой.

Используется нотация следующего формата:

A-B [N*]P

Где A-B - диапазон количества услуг, P - цена, N - длительность оказания услуги в часах (округлённая до верхнего целого), можно использовать как множитель чтобы указывать цену за единицу. В один момент времени подбирается одна конкретная строка. Таким образом можно кодировать сложные правила стоимости, например аренда проектора 0-2 часа 1000 рублей, свыше 2-х часов - 300 рублей в час записывается как:

0-2 1000
2-24 1000+(N-2)*300

Или например аренда проектора до 4-х часов - 500 руб в час, свыше 4-х часов - 300 руб в час:

0-4 N*500
4-24 N*300


Для почасовых вариантов N - количество часов, а для ежедневных - количество дней. Начислять с учётом сложной стоимости можно только через Добавление услуг.

Создание мероприятия

Виды мероприятий

Настройка типов мероприятий (https://youtrack.quirco.com/issue/Libra-10180). 

В Администрировании доступен новый справочник "Виды мероприятий", где заполняются возможные действия и события, которые могут быть проведены в рамках подготовки мероприятий и аренды залов.

Описать вкладку "мероприятие" в группе. Описать шахматку, продемонстрировать интерактив.

Предоставление клиенту информации о мероприятии через ссылку https://youtrack.quirco.com/issue/Libra-10276

Шахматка залов

https://youtrack.quirco.com/issue/Libra-10183

Для наглядной занятости залов по мероприятиям разработан отдельный экран "Шахматка залов".
Экран структурно похож на обычную шахматку, но существенно проще: у него есть возможность указания даты за которую мы просматриваем данные, залы по горизонтали, а также кнопка "Обновить" , которая перезагружает данные с сервера.

При нажатии на бронь мероприятия открывается соответствующая группа на вкладке Мероприятий.

Залы расцвечены согласно правилам - предварительная бронь, подтверждённая, проживающая.

Залы с разрешенным овербукингом отмечены иконкой , а разрешение на овербукинг настаивается в карточке типа зала.