Для создания брони необходимо нажать кнопку "Создать бронь" в левом верхнем углу окна Службы приёма.

Будет открыт Мастер бронирования.

Мастер бронирования

Шаг 1: "Схема размещения и сроки"

Во вкладке "Схема размещения и сроки" необходимо заполнить информацию по планируемому заезду и гостю, на чьё имя производится бронирование.

В поле "ФИО гостя" необходимо указать ФИО гостя, на которого создаётся бронь.

Если указанный гость ранее проживал в отеле, то под полем "ФИО гостя" автоматически появится выпадающий список с данным именем и фамилией.

Если ФИО введены не полностью, к выбору будет предложен список по совпадению, т.е. всех профайлов, содержащий тот же набор букв, что и поле "ФИО гостя", например: вводим в поле поиска "Иван", в выпадающем списке видим гостей с фамилиями типа Иванов, Ивановский, Иванецкий, именем Иван или отчеством Иванович, Ивановна.

После нажатия на одну из позиций выбора, информация из профайла гостя будет перенесена в карточку создания брони.

Если гость не проживал ранее в отеле, воспользуйтесь кнопкой   для создания и сохранения профайла гостя в системе.

После сохранения возле фамилии гостя появится номер его профайла (профайлы гостей всегда начинаются с цифры "5") 

Вместо кнопки создания нового объекта появится кнопка  

В поле "Компания" необходимо выбрать Компанию, от которой прибыл гость.

Если указанная компания была заведена в базу ранее, то под полем "Компания" автоматически появится выпадающий список с данным названием.

Если название введено не полностью, к выбору будет предложен список по совпадению, т.е. всех профайлов, содержащий тот же набор букв, что и поле "Компания", например: вводим в поле поиска "В-МИН", в выпадающем списке видим компании типа В-МИН+, В-МИНистерство и т.д.

После нажатия на одну из позиций выбора, компания отобразится в поле.

Если Компания не была заведена ранее в базу данных, воспользуйтесь кнопкой быстрого создания карточки компании  

После сохранения возле названия компании появится номер её профайла (профайлы компаний всегда начинаются с цифры "3") 

Вместо кнопки создания нового объекта появится кнопка  

Подробнее о создании профайлов компаний смотрите в разделе Клиенты.

Поле "Компания-плательщик" обязательно заполняется в том случае, когда известно, что бронь предварительно будет оплачена по безналичному расчету.

Работа с созданием профайла плательщика происходит по тому же принципу, что и создание компаний (см. описание выше).

Подробнее о создании профайлов компаний смотрите в разделе Клиенты.

Компания-плательщик может отличаться от компании, от которой приехал гость, но может быть и той же.

Поле "Квота/группа" заполняется в том случае, когда необходимо текущее бронирование привязать к существующей группе или создать его в рамках какой-либо квоты.

Поле заполняется с клавиатуры. Поиск производится по названию или номеру группы/квоты (оба варианта отображены на рисунке ниже).

Результаты выводятся в выпадающем списке по вхождению указанных символов. Если поиск не дал результатов, введённые в поле данные не сохранятся.

После выбора группы/квоты в таблице Схема размещения и сроки выводится информация по выбранной группе или соответствующая указанной квоте.

Заполнение параметров в разделе "Гости и размещение":

Кол-во - количество бронируемых номеров.

При установке в данном поле значения более 1 и дальнейшем сохранении будут созданы 2 и более индивидуальных броней, связанных между собой, на одного и того же гостя.

Взр. - количество взрослых гостей в поселении.

Дети - количество детей в поселении.

Возрастная градация детей, а, соответственно и количество полей для заполнения, регулируется настройками.

Заполнение параметров в разделе "Период проживания":

Тип размещения:

• Ночь - расчёт стоимости проживания по суткам
• День - расчёт стоимости проживания календарными днями
• Час - расчёт стоимости проживания по часам
• Месяц - расчёт стоимости проживания по месяцам

*Подробнее о настройках читайте в разделах Тарифы и Гостиница (Объекты).

Поле ввода даты - дата и время заезда. Возможны ввод с клавиатуры или выбор из встроенного календаря.

Количество - количество ночей/дней/часов/месяцев, в зависимости от выбранного типа размещения. 

по - поле ввода даты и времени выезда. Возможны ввод с клавиатуры или выбор из встроенного календаря.

После заполнения всех необходимый полей во вкладке "Схема размещения и сроки" Мастер бронирования отобразит таблицу наличия номеров на ближайший период в соответствии со всеми обозначенными условиями.

Если на момент создания брони в отеле нет свободной комнаты или гость не уверен, что сможет приехать, можно поместить бронь в лист ожидания, переключив бегунок "В лист ожидания" в положение ON рядом с кнопкой "Создать бронь" и назначив ему необходимый приоритет (высокий, средний, низкий, WL).

*Подробнее о работе с бронями в листе ожидания читайте в статье Лист ожидания.

Для выбора необходимого типа комнаты и тарифа откройте следующую вкладку, как описано в шаге 2.

Шаг 2. "Тип комнаты и тарифы"

Во вкладке "Тип комнаты и тарифы" установите курсор в ячейке на пересечении нужного типа комнаты и выбранного тарифа.

*Система выделяет цветом тарифный план, рекомендуемый для выбранной компании.

В рабочем поле также могут отображаться следующие обозначения:

, при выделении -  - 

, при выделении -  - 

, при выделении -  - Тариф не доступен для данного размещения.

В правой части окна расположена группа дополнительных настроек размещения.

Скидка - поле для выбора индивидуальной (для данной брони) скидки из справочника. При выборе скидки происходит автоматический перерасчёт стоимости проживания.

Пакет - блок для настройки доп. пакетов к тарифу (B&B, HB, FB и т.д.).

Пакеты могут быть включаемые в тариф (отмечены флагом при выборе тарифа) и не включаемые, но доступные (пакет отображается, но флаг не установлен).

При установке требуемого количества включаемых пакетов автоматически изменяется стоимость в поле "Проживание" в таблице ниже.

При установке требуемого количества не включаемых пакетов автоматически изменяется стоимость в поле "Пакет" в таблице ниже.

Также производится автоматический пересчёт стоимости всего проживания.

Дополнительные функции.

Ускоренный расчёт - при установке бегунка в положение ON в таблице производится расчёт стоимости только по выделенному типу тарифа, что позволяет существенно ускорить процесс вывода данных на экран.

В валюте - при установке бегунка в положение ON рассчитывается стоимость бронирования в валюте тарифа. В данной валюте и будет далее вестись броня.

Шаг 3. "Комната"

Во вкладке "Комната" производится выбор комнаты.

Внимание!

Выбор устанавливать или нет комнату в брони, безусловно, всегда остаётся за пользователем системы, но мы настоятельно рекомендуем не присваивать комнату при бронировании, а делать это непосредственно перед заездом гостя, дабы избежать конфликтных ситуаций с гостем по поводу размещения его в комнату, номер которой отличается от того, что был указан в подтверждении бронирования. Выбор комнаты актуален при особых пожеланиях гостя (любимая комната, комната для инвалидов и т.д.).

Для поиска комнат по определённым параметрам необходимо заполнить следующие поля (выпадающий список появляется автоматически при установке курсора в поле):

Расположение - выбор корпуса и этажа по предпочтениям гостя (например, комната на 3-м этаже). Отметить флагом нужные позиции.

Вид - выбор вида из окна комнаты (например, на реку).

Теги - выбор особенности (тега) комнаты (например, с ванной и Wi-Fi). Отметить флагом нужные позиции.

Если же поиск комнаты по определённым условиям не требуется, достаточно просто выделить комнату в таблице.

Все установленные параметры будут отображены на закладках, как показано на рисунке ниже.

Теги (особые отметки) к броне можно установить в правом верхнем углу окна под кнопкой .

В дальнейшем теги будут отображены при работе с бронями.

Для завершения бронирования нажмите кнопку "Создать бронь" внизу экрана.

При сохранении брони программа запросит добавление инструкции автотрансфера, если в броне был установлен плательщик:

• Создать инструкцию - проживание гостя оплачивает организация.
• Не создавать - гость оплачивает своё проживание самостоятельно.
• Отменить - возврат в предыдущее окно.

Расселение гостей максимально близких по возрасту

При подборе койки система выбирает комнату, где сумма модулей разности возрастов соседей будет минимальной.

Гости без указанного возраста считаются 45-летними.

Учёт полового признака при распределении броней на койки

Для ситуаций, когда в конфигурации выключен <IgnoreGenderForBeds>False</IgnoreGenderForBeds> реализовано автоматическое распределение таким образом, чтобы оно учитывало пол соседа по койке. А также, пыталось в первую очередь подобрать номера, где уже кто-то проживает.

Шаг 4. Дополнительная информация

Общий вид карточки брони. Ниже представлено её подробное описание.

 - после сохранения данных броне присваивается уникальный номер (номера броней всегда начинаются с цифры "1").

 - статус заявки (и приоритет для статуса "Лист ожидания"). Возможные статусы: бронь, проживание, лист ожидания, выезд, незаезд, аннулирован, временный выезд.

 - кнопка выбора тега и отображение уже выбранных тегов (об использовании кнопки читайте выше в текущей статье).

 - подселить. Функция объединения броней из разных комнат в одну. Подробнее - в разделе Подселение брони.

 - создать копию брони. При нажатии на кнопку создаётся копия текущей брони (в открытых карточках - вкладка "Новая бронь"), которую необходимо сохранить для завершения действия.

 - история. При нажатии на кнопку появляется панель со следующим функционалом:

Историческая карточка - просмотр произведённых изменений на конкретные дату и время. Задаётся интервал (7 или 30 дней, год, всё время), после которого в поле слева выводятся все записи по сохранениям. При выборе определённой записи в полях карточки брони отображаются данные на установленные дату и время сохранения. Таким образом можно посмотреть все изменения, которые были произведены в брони.

Лог изменений - подробное описание тех или иных изменений в виде таблицы.

 - печать форм. При нажатии на кнопку появляется выпадающий список для выбора печатных форм по брони.

 - ФИО гостя, на которого создана бронь.

 - переход к изменению дат и/или схемы проживания.

В данной карточке также возможно задать конкретный период, для которого будут применены внесённые изменения, с или без пересчёта стоимости проживания.

 - переход к изменению типов тарифа и/или комнаты, пакетов услуг и скидок.

 - переход к изменению или установке номера комнаты.

Вкладка "Бронь"

Раздел "Информация о госте"

Телефон - номер телефона гостя.

E-mail - электронная почта для связи с гостем.

Раздел "Гарантия"

Гарантия - гарантия оплаты, т.е. каким образом гость будет оплачивать свое проживание.

Типы гарантий заводятся в разделе "Администрирование". Подробнее читайте в статье Общие справочники.

Сумма - сумма депозита: зависит от гарантии оплаты, может быть фиксированной или доступной к изменению.

Внести до - дата, до которой необходимо внести депозит (зависит от гарантии оплаты, может быть фиксированной или доступной к изменению).

Если дата истекла, броня появится в списке "Неоплаченные" и отчёте "Требование депозита".

Раздел "Маркетинговая информация"

Сегмент рынка - глобальный тип бизнеса. Есть 2 варианта использования:

• установка в каждой карточке брони вручную, выбор из выпадающего списка (редко используется);
• привязка сегмента рынка к типу тарифа. В таком случае, при выборе типа тарифа соответствующий ему сегмент рынка будет установлен автоматически в карточке брони.

Источник - источник бронирования, отображает откуда физически пришла бронь. Устанавливается путём выбора из выпадающего списка.

Трек-код - источник информации, из которого гость узнал про Ваш отель (возможно и другое использование кода, например, конкретный тип рекламы: газета, сайт или Facebook).
                   Устанавливается путём выбора из выпадающего списка.

ГЕО - география гостя, т.е. откуда прибыл гость (страна, регион, город и т.д.). Устанавливается путём выбора из выпадающего списка.

Открытый код - цель визита гостя в отель. Устанавливается путём выбора из выпадающего списка.

В дальнейшем, информация из данных полей будет использована в различных статистических отчетах.

О настройке содержания полей раздела "Маркетинговой информации" читайте в статье Общие справочники.

Комментарий - дополнительная информация по брони.

Раздел "Дополнительные поля"

Отображение, настройка работы данных полей производится в Администрировании.

В приведённом примере используются доп. поля "Ссылка на сделку в Битрикс" и "ОТК".

Подробнее читайте в статье Администрирование.

Раздел "Корпоративный клиент"

Компания - название и № компании, от которой приехал гость. Поиск производится по данным, вводимым в поле с клавиатуры: наименование или номер.

Компания-плательщик - заполняется только для броней, в которых организация оплачивает по безналичному расчёту за гостей. (Нет в Logus The Box)

Раздел "Прочая информация"

Код CRS - заполняется автоматически в бронях, которые пришли в Logus из онлайн-систем.

Менеджер - выбор ответственного за данную броню менеджера из списка пользователей программы.

Агенты - заполняется случае, когда с брони необходимо выплатить комиссию какой-либо компании. (Нет в Logus The Box)

• Добавить - добавить строку для ввода данных. Поиск по названию компании. Комиссия проставляется автоматически, в зависимости от настройки в карточке компании.
  Подробнее о работе с компаниями читайте в статье Клиенты.
• Удалить - удалить строку.

Связанные брони - в данном поле можно ввести номера поселений для связи с текущей бронью. Эта опция помогает быстро перейти в связанные брони (например, когда заезжает группа индивидуалов в разные номера), а также проводить оплаты одним гостем за все связанные поселения, используя мастер оплат.

Ссылка для онлайн оплаты - ссылка на онлайн-оплату брони гостем формируется автоматически. Ссылку можно скопировать  и направить гостю отдельным письмом.

В нижней части окна расположена панель управления.

Сохранить - при нажатии на кнопку сохраняются все произведённые в брони изменения, карточка брони закрывается автоматически.

Если нажать кнопку "Сохранить", удерживая SHIFT на клавиатуре, изменения сохранятся, но карточка бронирования не закроется.

Незаезд - перевод брони в статус "Незаезд".

Поселить - переводит броню в статус заезда.

Если дата заезда, указанная в брони, совпадает с текущей датой (указана в нижнем правом углу окна), броня будет поселена.

Если дата заезда, указанная в брони, меньше текущей, программа выдаёт сообщение: .

Если дата заезда, указанная в брони, больше текущей, программа выдаст сообщение о несовпадении дат:

• Продолжить - дата заезда будет изменена на текущую, броня - сохранена.
• Отменить - возврат в карточку брони.

В лист ожидания - перевод брони в лист ожидания.

Аннулировать - отменяет броню (невозможно аннулировать броню, если после её поселения был проведён хотя бы один ночной аудит).

Временно выселить - данная функция используется в основном в объектах размещения санаторного типа, когда гостю требуется прервать пребывание в санатории на время, а затем вернуться и продолжить лечение.
Функция настраивается в Администрировании, карточке объекта.

Выселить - переводит поселение в статус выезда.

Выселение возможно только при условии нулевого баланса в фолио.

Выселение возможно в случае, когда дата выезда в брони совпадает с текущей датой (указана в нижнем правом углу окна).

Если дата в брони меньше даты текущей, программа выдаст уведомление:

Закрыть - выход из карточки брони без сохранения.