Создание групповой брони

У Вас сложилась ситуация, когда необходимо зафиксировать планируемый приезд группы людей. В групповой брони Вы укажите сроки, по которым ожидается приезд этой группы людей.
Для того, чтобы начать работу с группами необходимо нажать кнопкой мыши на вкладку "Группы":


Слева появятся три кнопки:

  1. Создать групповую бронь
  2. Поиск, который позволяет искать групповые брони с любым статусом, а также в поле "Поиск по тексту" можно найти необходимую Вам группу по тексту.
  3. Свободные блоки - используется для отображения блоков по типам комнат. 

 

Для создания групповой брони необходимо нажать кнопку "Создать групповую бронь". У Вас появится следующее окно:

 

Во вкладке "Общие" необходимо заполнить следующие поля:

Поле
Значение
Название брониназвание группы
Тариф вне дат группзаполняется, если гость продлевает проживание вне рамок группы (дневной, базовый, льготный тариф и т.д.)
Гарантиягарантия оплаты (наличный, безналичный расчет и т.д.)
Период действияпериод возможных дат заезда и выезда броней из группы
Период освобождения блоковколичество дней до начала действия групповой брони, когда необходимо высвободить неиспользуемые блоки
Дата освобождения блоковдата освобождения и возвращение всех неиспользованных блоков (не занятых бронями)
Указывается либо «период освобождения блоков» , либо дата освобождения.
Квотаквота на количество и типы номеров, указанные в контрактах группы
Без блоковПризнак установки жестких/мягких блоков номерного фонда (при включенном переключателе блок будет жестким, при отключенном - мягким)
КомментарииУточняющие комментарии для группы

Если Вы работаете с агентами и им необходимо оплатить комиссию (подробнее о начислении комиссии Вы можете ознакомиться по ссылке Агентская комиссия ), то Вам необходимо в поле "Агенты" нажать кнопку "Добавить" и выбрать из списка необходимого Вам агента.

ПолеЗначение
Компанияназвание компании
Компания-плательщикзаполняется только при оплате безналичным расчетом
АгентыЕсли Вы работаете с агентами и им необходимо выплатить комиссию, то Вам необходимо в поле "Агенты" нажать кнопку "Добавить" и выбрать из списка необходимого Вам агента.
Поле
Значение
Сегмент рынка глобальный тип бизнеса (в брони почти никогда не заполняется, заполняется в настройке тарифа).
Источник

источник бронирования, отображает откуда физически пришла бронь

Трек-кодцель визита гостя в гостиницу
ГЕОгеография, показывает откуда Ваш гость (страна, регион, город и т.д.)
Открытый код откуда гость узнал про Вашу гостиницу (возможно другое использование кода, например, конкретный тип рекламы - газета, сайт или Facebook)

В Логусе можно настраивать дополнительные поля на усмотрение пользователей и выбирать сущность для их отображения и заполнения:

  • Бронь
  • Групповая бронь
  • Профиль компании
  • Профиль гостя
  • Гость в брони
  • Пользователь
  • Объект 

При заведении доп.поля важно указать Тип:

  • Список
  • Строка
  • Флаг
  • Дата
  • Дата и время
  • Дробное число
  • Деньги
  • Целое число
  • Текст
  • Ссылка

Есть возможность указать Обязательность заполнения дополнительного поля:

  • Требовать всегда
  • Требовать после создания
  • Не требовать

Контракты

Предварительно Вам необходимо создать контракты в данной групповой брони: Каждый контракт создается на определённую категорию номеров, и даты проживания. Например, часть людей необходимо будет поселить в люкс, а часть в стандарт - Вам необходимо будет создать два контракта. 

Контракт - это декларация намерения забронировать определённое количество номеров конкретного типа на конкретные даты.

Пример контракта: 3 номера STD с 1 по 6 марта. Групповая бронь может содержать множество контрактов.

 

Множество броней с одинаковыми признаками объединяются одним контрактом. Эти признаки следующие:

 

  1. Тип комнаты
  2. Число гостей (может быть неопределённым, в этом случае Логус считает что будут заняты все основные места комнаты)
  3. Даты заезда и выезда
  4. Тариф
  5. Набор пакетов
  6. Размер скидки

 

Контракты предназначены для решения следующих задач:

 

  1. По каждому контракту Логус рассчитывает предварительную стоимость проживания (с учётом всех условий, дат, тарифа, пакетов, РЗ/ПВ и т.п.) - это позволяет выставлять предварительные счета на групповую бронь
  2. На основании контрактов формируются блоки - это происходит при каждом сохранении группы (подробности далее)
  3. Благодаря контрактам возможно массовое создание индивидуальных броней, а в последствии и массовое изменение (изменение тарифа, дат, типа комнаты и т.п.)

 


Сколько в группе вариантов размещения (даты,  типы номеров, количество номеров), столько контрактов должно быть в группе. 

Контракты играют наиболее важную роль на ранних этапах групповой заявки: пока идёт предварительный расчёт стоимости, а также они необходимы для вывода номеров в блоки: после подтверждения группы на основании контракта создаются блоки и выводят из общего наличия нужное число комнат.

Для того, чтобы добавить необходимый Вам контракт необходимо нажать кнопку "Добавить контракт"

Далее нажимаем кнопку "Применить".

Появляется следующее окно, где появится ваш контракт.

 После этого необходимо нажать кнопку  «Сохранить». 

Созданный контракт Вы можете изменить по кнопке "Изменить" и удалить по кнопке .

После того как, в групповую бронь внесена вся необходимая информация и клиенты подтвердили свой приезд Вы можете подтвердить данную групповую бронь нажатие кнопки "Подтвердить".

После подтверждения групповой брони станут доступными вкладки:

  • «Блоки»
  • "Автотрансфер"

 

Создание индивидульных броней из групповой брони

Когда групповая бронь переходит в состояние "Подтверждена", появляется возможность создать индивидуальные брони(кнопка "Создать брони").

Во вкладке "Брони" можно создать брони на основе контрактов или индивидуальные брони. 
Брони сгруппированы по контрактам, для которых они были созданы, отдельно выделены брони  "Без контракта".
Возможно добавить индивидуальную бронь с указанием ФИО гостя, количества гостей, периода проживания, типа комнаты, тарифа вне контракта, нажав кнопку Добавить бронь.
 

После создания индивидуальных броней они будут включены в соответствующие контракты.

Внесение изменений в контракт (например, изменение типа комнаты, дат заезда или выезда, тарифа, пакетов) будет автоматически применяться в индивидуальные брони внутри контракта (это одна из важных функций контракта). 

Если в индивидуальной  брони из группы необходимо изменить параметры проживания (например, установили, что в Люкс с 3 марта заедет второй взрослый гость) и не нужно, чтобы изменения в контракте затрагивали эту бронь, можно  отключить синхронизацию брони с группой, сняв галку в правом столбце "Синхронизация" . Это позволит "отвязать" бронь от контракта и она сможет иметь свои  параметры проживания и изменения контракта не будут распространяться на нее.

 

Когда целесообразно создание индивидуальных броней в группе:

  1. Если необходимо назначить броням конкретные комнаты (например, закрепить за группой этаж или крыло)
  2. Если необходимо чётко рассчитать стоимость для сложных случаев, которые невозможно чётко задать контрактом. Например, в номер LUX с 1 по 6 марта заедет 1 гость, а 3 марта к нему доедет второй
  3. Если известен состав гостей (их ФИО, какие-то личные данные которые уже можно вносить в индивидуальные брони), и скоро подходит срок заезда (например, за сутки для заезда)

Во всех остальных случаях предварительное создание индивидуальных броней крайне не рекомендуется, поскольку в этом случае будет сложнее вносить изменения в контракты.

Переместить бронь в другой контракт

Индивидуальные брони можно перемещать между контрактами, для этого необходимо выбрать нужные брони (установить галочки) и нажать кнопку "" (переместить в другой контракт).

 

Групповая бронь может находиться в следующих статусах:

Статус группыОписание
Предварительная заявкаСтатус используется для предварительной калькуляции стоимости, блоки группы не выводят номера из наличия
ПодтвержденаПроверяется доступность нужного числа номеров и блоки выводят их из наличия. На этом этапе становится возможно создание индивидуальных броней в группе
ПроживаниеГруппа переходит в этот статус автоматически при поселении любой индивидуальной брони внутри неё. Статус не отличается от предыдущего, он скорее информационный
ЗакрытаПри закрытии группы проверяется баланс по счёту (он должен стать нулевым), а также освобождаются все блоки группы
ОтмененаИндивидуальные брони аннулируются (если были созданы), блоки освобождают наличие

После описания всех концепций групповой брони следует отметить теперь самое важное: контракты играют наиболее важную роль на этапах NEW и CONF, далее их ценность и смысл уменьшается - ведь мы уже создали индивидуальные брони. Нет необходимости вручную поддерживать соответствие контрактов и броней, наиболее простым способом будет установка даты освобождения блоков в группе, а далее можно работать только с индивидуальными бронями, не трогая контракты вообще. Например если гость из LUX решает сменить категорию номера на DBL, это можно смело делать просто из индивидуальной брони гостя. Логус самостоятельно расширит блоки на категорию DBL (поскольку поймёт, что такого контракта и блоков у нас не было):

 


После сохранения индивидуальной брони картина в блоках группы автоматически актуализируется.

Кнопка "Назначить комнаты" дает возможность распределить полуавтоматом комнаты на групповые брони(задать диапазон номеров, из которого будут присвоены номера). При ее нажатии всплывает следующее окно:

Поле "Расположение" - обозначает этаж и\или корпус.

Поле "Вид" - вид из окна комнаты.

Поле "Теги" - выводит необходимые вам теги.

Поле "Диапазон номеров" - позволяет назначить конкретный диапазон комнат.

Переключатель "Только чистые" - назначает только чистые номера.

Выделив несколько броней Вы можете применить пакетное изменение к ним. С помощью пакетного изменения броней можно:

  • изменить статус;
  • добавить одинаковый комментарий;
  • добавить/убрать теги; 
  • изменить маркетинговую информацию;
  • изменить стоимость;
  • создать фин.документы;
  • разделить брони по гостям.

При нажатии данной кнопки всплывает следующее окно:

Выделив несколько броней Вы можете их Аннулировать, Поселить или проставить индивидульным броням Опоздание

 

Автотрансфер

Создание Автотрансфера возможно после Подтверждения брони.

 Для групповой брони Вы можете настроить единый Автотрансфер, например, за данную группу будет платить компания. Данный инструмент предназначен для автоматического переноса транзакций с счетов индивидуальных броней этой группы на счет самой групповой брони. Автотрансфер, созданный на групповой брони, будет применен во всех индивидуальных бронях, относящихся к группе.

Для добавления инструкции автотрансфера необходимо нажать кнопку "Добавить". В открывшейся форме необходимо заполнить следующие группы полей:

  1. период действия и коды/типы транзакций, на которые будет действовать автотрансфер. Выбрать счет/ карман для переноса транзакций:
    • сменить карман - перенос будет осуществлен в рамках текущей брони
    • связанные счета - перенос транзакций будет осуществляться на связанные счета: профиль гостя, компания, компания плательщик. указанные в брони.
    • другой счет - любой другой счет брони, профиля или компании
  2.  Указать разделение:
    • переносить целиком - все выбранные транзакции переносятся автотрансфером 
    • проценты - перенести процент от транзакции, величину процента можно указать в поле "Величина", 
      • если включить переключатель "Оставить эту сумму", то выбранный процент от суммы транзакции остается на изначальном кармане, а остальной процент переносится правилом автотрансфера.
      • если переключатель "Оставить эту сумму" отключен, то выбранный процент от суммы транзакции переносится правилом автотрансфера
    • фиксированная сумма - переносится сумма, заданная в поле "Величина"
      • если включить переключатель "Оставить эту сумму", сумма, выбранная в поле "Величина", остается на текущем счете и кармане, а оставшаяся разница переносится правилом автотрансфера.
  3. При необходимости установить лимит переноса - для ограничения суммы переноса транзакций автотранфером.

В данном окне Вы можете указать период действия автотрансфера, необходимо переносить Все транзакции или определенный тип или код транзакции, получателя транзакций, способ разделения суммы. Например, необходимо переносить транзакции проживания с счета индивидуальной брони на счет групповой брони


Блоки

Используются для резервирования нужного числа комнат в соответствии с контрактом группы. Впоследствии индивидуальные брони группы будут использовать комнаты внутри блока. На начальном этапе количество блоков чётко соответствует числу номеров в контрактах. 

Число блоков может изменяться и отклоняться от значений в контрактах в двух случаях: при "расширении" блоков и при "освобождении" блоков. 

В списке блоков отображено свободно/всего блоков.

Детальную информацию по блоку можно получить наведением курсора на интересующий блок. 

Для того, чтобы контракт превратить в блоки, необходимо нажать кнопку "Подтвердить" внизу окна. После нажатия кнопки необходимое количество блоков будет заморожено из общего наличия комнат.


Например, у нас есть групповая бронь со следующими контрактами:

В соответствии с этими контрактами будут созданы следующие блоки:

 

Число блоков может изменяться и отклоняться от значений в контрактах в двух случаях: при "расширении" блоков и при "освобождении" блоков. Эти концепции будут описаны далее.

Во всех примерах TWIN- многокомпонентный номер, состоящий из двух кроватей BED2

Кейс 1

Контракт на две койки, но им назначили койки из разных номеров:

Кейс 2

Контракт на два мультикомпонента и 3 койки, которые тоже раскидали в разные номера:

 

Кейс 3

Смешанный случай - контракт на номер, но в группу вручную впихнули бронь на койку:

Положим мы дошли до состояния, когда индивидуальные брони были созданы (скажем наступил день заезда). В момент заезда могли выясниться дополнительные детали: 1 STD не заехал, второй захотел выехать раньше на 1 сутки, например мы получаем такую картину в контракте:

Это приводит к появлению свободных неиспользованных блоков в группе, на закладке "блоки" мы увидим следующее:

Видно, что на все даты освободился 1 STD, а на 21 апреля даже 2. Как освободить эти номера и вернуть наличие, чтобы отдел бронирования мог отдать их индивидуальным заявкам? Есть два способа:

  1. Уменьшить на единицу число номеров в контракте - это автоматически освободит один STD. Однако это не решит проблему с оставшимся свободным номером на 21 апреля
  2. Настроить автоматическое освобождение блоков в параметрах группы:

Если указать дату освобождения блоков, то по наступлению этой даты Логус автоматически освободит все неиспользуемые блоки (те блоки, для которых нет индивидуальных броней). Освобождение происходит в момент сохранения групповой брони или в момент ночного аудита.

На примере нашей заявки, устанавливая дату 17 апреля(текущая дата гостиницы) и сохранив группу, получаем следующую картину в блоках:

Все незадействованные стандарты были освобождены.

 

Важно понимать, что операция освобождения блоков обратимая, и Логус приводит блоки в соотвтетствие с контрактами и правилами освобождения в момент сохранения группы. Т.е. можно в любой момент убрать дату освобождения и пересохранить группу, получим такую же картину что была до совобождения:


Второй параметр освобождения в днях:

 

 является дополняющим возможности освобождения блоков. Он позволяет организовать "скользящее" окно возврата неиспользованных блоков. Т.е. в группе будут освобождены не все неиспользованные блоки, как в первом случае, а только на даты до текущей + N дней. Т.е. если установить например в качестве этого параметра 3 дня, то получим следующую картину в блоках:

Освободились только блоки на 3 дня вперёд. После проведения аудита Логус автоматически освободит и 4 марта тоже и т.д.

Услуги

Предоставляет возможность добавлять/удалять услуги, оказываемые гостям, которые можно завести в Администрирование - Услуги.

Удалить услугу можно выделив необходимую позицию и нажав кнопку "Удалить".

Для добавления услуги необходимо нажать кнопку "Добавить услугу", выбрать услугу, количество, скидку, комментарий, дату начисления и время начисления (для часовых услуг)

Счёт

Счёт групповой брони по своим возможностям не отличается от других счетов Логуса. Однако есть важное отличие в работе инструкций автотрансфера: эти инструкции групповой брони применяются к счетам индивидуальных броней. Т.е. если мы добавим на группу инструкцию переноса всех транзакций проживания не безналичный карман, то эта инструкция будет применена к транзакциям на счетах индивидуальных броней.

 

Файлы

Используется для прикрепления файлов к той сущности, из которой данный функционал вызывается. Файлы можно добавлять, удалять. Добавлять можно как простым добавлением файлом через "Добавить", так и сканируя документы. Добавленные документы можно отображать в виде "Списка" или "Плитками".