Click the Groups to start working with "Groups":

After that from the left will be three buttons: 

1) New group reservation

2) Search (This button follows to search group reservation with any status)

3) Blocks under pickup

To create a New group reservation

To make a new group reservation press the button "New group reservation".  You will see the next screen:

General tab

Main information is filling here



Field
Description
Reservation nameAny name for group identification
Rate is outside of group datesFill it in case of any guest will prolong its stay at the hotel after check out the group (choose the rate that will be used by guest after group check out)
GuaranteePayment guarantee (Cash, Bank transfer, Bank card, etc.)
From date ..... To date ....First date for check in of first guest from group ......  Last date for check out of last guest from group
Room block release dateDate or quantity of days for release unpickable rooms for sale
No blocksLogus does not create blocks and reservations are made from the main quota of the hotel
CommentComment for all group


FieldDescription
CompanyGuest's company
Account receivableChoose company from the list if company pays by Bank transfer
AgentsChoose Travel Agency from the list  if you should pay comission for group. 
Field
Description
Market segment segment of bussines
Source

source of reservation

Trackpurpose of visit at the hotel
Geogeografy of guest (country, region or city)
Open Codeny information neccessary for hotel from Open code setup (purpose of visit, type of advertizing, company legal name, etc.)

You have opportunity to setup any additional fields in any module (entity): 

  • reservation
  • group
  • company's profile
  • guest's profile
  • User

It is necessary to choose of Type:

  • list
  • string
  • flag
  • date
  • date and time
  • fraction
  • money
  • integral number
  • text
  • link

You can make any additional field as mandatory: 

  • required always
  • required after creation
  • not required

Contracts

Сontract is a declaration of intent to book a certain quantity of rooms of a particular type for specific dates.

Contracts play the most important role in the early stages in planning of group arrivals while there is a preliminary calculation of the cost and they are also necessary for blocks.

Quantity of contracts is equal to quantity of accommodation variants


Group may contain a lot of contracts. 

A lot of reservations with similar features are combined by one contract.

  1. Quantity of guests (It may be uncertain and in this case Logus is consider that room will be occupied as all main beds)
  2. Arrival and departure date
  3. Rate
  4. Packages
  5. Company
  6. Discount 

You can use contracts to:


  1. To calculate preliminary cost
  2. To make blocks
  3. To make mass reservations and mass batch changes.

Quantity of contracts is equal to quantity of accommodation variants


Press "Add new" button for new contract. 

image2020-6-29_13-18-12.png

Stay type and terms


FieldDescription
Rooms q-tyRooms quantity
Guests and stayQuantity of quests in one room (adults and children)
Stay periodStay period: night/day/hour and arrival/ departure date. 
AvailabilityRooms type availability  with due regard for Rooms q-ty, Guests q-ty and Stay period

Room types and rates

There are field "Discount" and field "Packages" at the right side. You can add any personal discount from the list and choose package if it is necessary.


Press "Apply" button, then "Save".



You can change contract if you click to or highlight the contract

 - delete the contract.

Then click «Save» button. 


It is necessary to press "Confirm" button for turning Contract to Block (change status for Confirm contract). After that necessary quantity of rooms (blocks) will be "frozen" for this Group.

Reservations tab

Opportunity appears to make reservations when Contract became "Confirmed".

Also you can add reservations out of contract.

Reservations are grouped by contracts. Out of contract reservations are separate.
You can add new reservation out of contract if to press "Add reservation" and you can add reservation from contract if to press "Create reservations"

You should create reservations at the next cases:

  1. to pick up certain rooms (for example, on one floor for all group)
  2. to calculate the exact cost for complicated contracts 
  3. if you have room list with guest's names
  4. if group will arrive soon (for example, 1-2 day before check in)

You can move reservation to other contract




Group has the next statuses:

StatusDescription
DraftIt is used for preliminary calculation. Rooms are still in availability.  You cannot create blocks and reservations.
ConfirmedIt checks rooms availability. You can create blocks and reservations. 
In houseGroup is checked in and in house now.
ClosedWhen the group status changes for "closed" the group balance shouild be a zero and all group blocks will be released. 
CancelledIndividual reservations are cancelled (if they were created), blocks will be released.

Important: Contracts play most important role on NEW (draft) and CONF (confirmed) stages. After creation reservations contracts are meaningless. There is no need to manually maintain compliance with contracts and reservations, the easiest way will be to set the release date of blocks, and then you can work only with individual reservations only. 

For example,  guest decides to change room from double to suite. You can do it throught Reservations, Logus evens reservations to blocks by itself.  

"Room assignment" button allows to pick up the rooms.

Press "Room assignment" button and you will see the next screen:

Поле "Расположение" - обозначает этаж и\или корпус.

Поле "Вид" - вид из окна комнаты.

Поле "Теги" - выводит необходимые вам теги.

Поле "Диапазон номеров" - позволяет назначить конкретный диапазон комнат.

Переключатель "Только чистые" - назначает только чистые номера.

Выделив несколько броней Вы можете применить пакетное изменение к ним. С помощью пакетного изменения броней можно:

  • изменить статус;
  • добавить одинаковый комментарий;
  • добавить/убрать теги; 
  • изменить маркетинговую информацию;
  • изменить стоимость;
  • создать фин.документы;
  • разделить брони по гостям.

При нажатии данной кнопки всплывает следующее окно:

Выделив несколько броней Вы можете их Аннулировать, Поселить или проставить индивидуальным броням Опоздание

Блоки

Используются для резервирования нужного числа комнат в соответствии с контрактом группы. Впоследствии индивидуальные брони группы будут использовать комнаты внутри блока. На начальном этапе количество блоков чётко соответствует числу номеров в контрактах. 

Число блоков может изменяться и отклоняться от значений в контрактах в двух случаях: при "расширении" блоков и при "освобождении" блоков. 

В списке блоков отображено свободно/всего блоков.

Детальную информацию по блоку можно получить наведением курсора на интересующий блок. 

Для того, чтобы контракт превратить в блоки, необходимо нажать кнопку "Подтвердить" внизу окна. После нажатия кнопки необходимое количество блоков будет заморожено из общего наличия комнат.


Например, у нас есть групповая бронь со следующими контрактами:

В соответствии с этими контрактами будут созданы следующие блоки:


Число блоков может изменяться и отклоняться от значений в контрактах в двух случаях: при "расширении" блоков и при "освобождении" блоков. Эти концепции будут описаны далее.

Расширение блоков

Процесс расширения блоков - это добавление недостающих блоков к групповой брони без внесения изменений в контракт. Причиной нехватки блоков может послужить продление индивидуальной брони за рамки контракта, или перемещение индивидуальной брони в другую категорию номера, для которой контрактом закреплено недостаточно блоков.

Следует иметь в виду что расширенные блоки не освобождаются автоматически (при укорачивании или отмене брони, например). Освободить их можно либо вручную, нажав на закладке "блоки" кнопку "Привести блоки к соответствию контрактам", либо настроив автоматическое освобождение блоков.


Во всех примерах TWIN- многокомпонентный номер, состоящий из двух кроватей BED2

Кейс 1

Контракт на две койки, но им назначили койки из разных номеров:

Кейс 2

Контракт на два мультикомпонента и 3 койки, которые тоже раскидали в разные номера:


Кейс 3

Смешанный случай - контракт на номер, но в группу вручную впихнули бронь на койку:

Положим мы дошли до состояния, когда индивидуальные брони были созданы (скажем наступил день заезда). В момент заезда могли выясниться дополнительные детали: 1 STD не заехал, второй захотел выехать раньше на 1 сутки, например мы получаем такую картину в контракте:

Это приводит к появлению свободных неиспользованных блоков в группе, на закладке "блоки" мы увидим следующее:

Видно, что на все даты освободился 1 STD, а на 21 апреля даже 2. Как освободить эти номера и вернуть наличие, чтобы отдел бронирования мог отдать их индивидуальным заявкам? Есть два способа:

  1. Уменьшить на единицу число номеров в контракте - это автоматически освободит один STD. Однако это не решит проблему с оставшимся свободным номером на 21 апреля
  2. Настроить автоматическое освобождение блоков в параметрах группы:

Если указать дату освобождения блоков, то по наступлению этой даты Логус автоматически освободит все неиспользуемые блоки (те блоки, для которых нет индивидуальных броней). Освобождение происходит в момент сохранения групповой брони или в момент ночного аудита.

На примере нашей заявки, устанавливая дату 17 апреля(текущая дата гостиницы) и сохранив группу, получаем следующую картину в блоках:

Все незадействованные стандарты были освобождены.

Важно понимать, что операция освобождения блоков обратимая, и Логус приводит блоки в соотвтетствие с контрактами и правилами освобождения в момент сохранения группы. Т.е. можно в любой момент убрать дату освобождения и пересохранить группу, получим такую же картину что была до совобождения:


Второй параметр освобождения в днях:

 

 является дополняющим возможности освобождения блоков. Он позволяет организовать "скользящее" окно возврата неиспользованных блоков. Т.е. в группе будут освобождены не все неиспользованные блоки, как в первом случае, а только на даты до текущей + N дней. Т.е. если установить например в качестве этого параметра 3 дня, то получим следующую картину в блоках:

Освободились только блоки на 3 дня вперёд. После проведения аудита Логус автоматически освободит и 4 марта тоже и т.д.

Услуги

Предоставляет возможность добавлять/удалять услуги для групповой брони, оказываемые гостям, которые можно завести в Администрирование - Услуги.

Удалить услугу можно выделив необходимую позицию и нажав кнопку "Удалить".

Для добавления услуги в группе необходимо нажать кнопку "Добавить услугу", выбрать услугу, количество, скидку, комментарий, дату начисления и время начисления (для часовых услуг)

Автотрансфер

 Данный инструмент предназначен для автоматического переноса транзакций с счетов индивидуальных броней этой группы на счет самой групповой брони. Автотрансфер, созданный на групповой брони, будет применен во всех индивидуальных бронях, относящихся к группе.

Для добавления инструкции автотрансфера необходимо нажать кнопку "Добавить". В открывшейся форме необходимо заполнить следующие группы полей:

  1. период действия и коды/типы транзакций, на которые будет действовать автотрансфер. Выбрать счет/ карман для переноса транзакций:
    • сменить карман - перенос будет осуществлен в рамках текущей брони
    • связанные счета - перенос транзакций будет осуществляться на связанные счета: профиль гостя, компания, компания плательщик. указанные в брони.
    • другой счет - любой другой счет брони, профиля или компании
  2.  Указать разделение:
    • переносить целиком - все выбранные транзакции переносятся автотрансфером 
    • проценты - перенести процент от транзакции, величину процента можно указать в поле "Величина", 
      • если включить переключатель "Оставить эту сумму", то выбранный процент от суммы транзакции остается на изначальном кармане, а остальной процент переносится правилом автотрансфера.
      • если переключатель "Оставить эту сумму" отключен, то выбранный процент от суммы транзакции переносится правилом автотрансфера
    • фиксированная сумма - переносится сумма, заданная в поле "Величина"
      • если включить переключатель "Оставить эту сумму", сумма, выбранная в поле "Величина", остается на текущем счете и кармане, а оставшаяся разница переносится правилом автотрансфера.
  3. При необходимости установить лимит переноса - для ограничения суммы переноса транзакций автотранфером.

В данном окне Вы можете указать период действия автотрансфера, необходимо переносить Все транзакции или определенный тип или код транзакции, получателя транзакций, способ разделения суммы. Например, необходимо переносить транзакции проживания с счета индивидуальной брони на счет групповой брони

 Инструкции автотрансфера групповой брони будут применяются к счетам индивидуальных броней. Т.е. если мы добавим на группу инструкцию переноса всех транзакций проживания не безналичный карман, то эта инструкция будет применена к транзакциям на счетах индивидуальных броней.


Файлы

Используется для прикрепления файлов к той сущности, из которой данный функционал вызывается. Файлы можно добавлять, удалять. Добавлять можно как простым добавлением файлом через "Добавить", так и сканируя документы. Добавленные документы можно отображать в виде "Списка" или "Плитками".

Свободные блоки

Экран "Свободные блоки" используется для отображения блоков по типам комнат. Отображение блоков можно отфильтровать по периоду, по категории типов комнат, по типу комнат, по схеме проживания (день/ночь).

Группировка выполняется по типу номера с детализацией блоков по групповым броням.

Цветовая разметка позволяет быстро проанализировать количество свободных номеров в блоках:

Детализированный вывод информации доступен при наведении курсором мыши на интересующий блок.