Для создания брони необходимо нажать кнопку "Создать бронь" в левом верхнем углу окна Службы приёма.

Будет открыт Мастер бронирования.

Мастер бронирования

Шаг 1: "Схема размещения и сроки"

Во вкладке "Схема размещения и сроки" необходимо заполнить информацию по планируемому заезду и гостю, на чьё имя производится бронирование.

В поле "ФИО гостя" необходимо указать ФИО гостя, на которого создаётся бронь.

Если указанный гость ранее проживал в отеле, то под полем "ФИО гостя" автоматически появится выпадающий список с данным именем и фамилией.

Если ФИО введены не полностью, к выбору будет предложен список по совпадению, т.е. всех профайлов, содержащий тот же набор букв, что и поле "ФИО гостя", например: вводим в поле поиска "Иван", в выпадающем списке видим гостей с фамилиями типа Иванов, Ивановский, Иванецкий, именем Иван или отчеством Иванович, Ивановна.

После нажатия на одну из позиций выбора, информация из профайла гостя будет перенесена в карточку создания брони.

Если гость не проживал ранее в отеле, воспользуйтесь кнопкой   для создания и сохранения профайла гостя в системе.

После сохранения возле фамилии гостя появится номер его профайла (профайлы гостей всегда начинаются с цифры "5") 

Вместо кнопки создания нового объекта появится кнопка  

В поле "Компания" необходимо выбрать Компанию, от которой прибыл гость.

Если указанная компания была заведена в базу ранее, то под полем "Компания" автоматически появится выпадающий список с данным названием.

Если название введено не полностью, к выбору будет предложен список по совпадению, т.е. всех профайлов, содержащий тот же набор букв, что и поле "Компания", например: вводим в поле поиска "В-МИН", в выпадающем списке видим компании типа В-МИН+, В-МИНистерство и т.д.

После нажатия на одну из позиций выбора, компания отобразится в поле.

Если Компания не была заведена ранее в базу данных, воспользуйтесь кнопкой быстрого создания карточки компании  

После сохранения возле названия компании появится номер её профайла (профайлы компаний всегда начинаются с цифры "3") 

Вместо кнопки создания нового объекта появится кнопка  

Подробнее о создании профайлов компаний смотрите в разделе Клиенты.

Поле "Компания-плательщик" обязательно заполняется в том случае, когда известно, что бронь предварительно будет оплачена по безналичному расчету.

Работа с созданием профайла плательщика происходит по тому же принципу, что и создание компаний (см. описание выше).

Подробнее о создании профайлов компаний смотрите в разделе Клиенты.

Компания-плательщик может отличаться от компании, от которой приехал гость, но может быть и той же.

Поле "Квота/группа" заполняется в том случае, когда необходимо текущее бронирование привязать к существующей группе или создать его в рамках какой-либо квоты.

Поле заполняется с клавиатуры. Поиск производится по названию или номеру группы/квоты (оба варианта отображены на рисунке ниже).

Результаты выводятся в выпадающем списке по вхождению указанных символов. Если поиск не дал результатов, введённые в поле данные не сохранятся.

После выбора группы/квоты в таблице Схема размещения и сроки выводится информация по выбранной группе или соответствующая указанной квоте.

Заполнение параметров в разделе "Гости и размещение":

Кол-во - количество бронируемых номеров.

При установке в данном поле значения более 1 и дальнейшем сохранении будут созданы 2 и более индивидуальных броней, связанных между собой, на одного и того же гостя.

Взр. - количество взрослых гостей в поселении.

Дети - количество детей в поселении.

Возрастная градация детей, а, соответственно и количество полей для заполнения, регулируется настройками.

Заполнение параметров в разделе "Период проживания":

Тип размещения:

• Ночь - расчёт стоимости проживания по суткам
• День - расчёт стоимости проживания календарными днями
• Час - расчёт стоимости проживания по часам
• Месяц - расчёт стоимости проживания по месяцам

*Подробнее о настройках читайте в разделах Тарифы и Гостиница (Объекты).

Поле ввода даты - дата и время заезда. Возможны ввод с клавиатуры или выбор из встроенного календаря.

Количество - количество ночей/дней/часов/месяцев, в зависимости от выбранного типа размещения. 

по - поле ввода даты и времени выезда. Возможны ввод с клавиатуры или выбор из встроенного календаря.

После заполнения всех необходимый полей во вкладке "Схема размещения и сроки" Мастер бронирования отобразит таблицу наличия номеров на ближайший период в соответствии со всеми обозначенными условиями.

Если на момент создания брони в отеле нет свободной комнаты или гость не уверен, что сможет приехать, можно поместить бронь в лист ожидания, переключив бегунок "В лист ожидания" в положение ON рядом с кнопкой "Создать бронь" и назначив ему необходимый приоритет (высокий, средний, низкий, WL).

*Подробнее о работе с бронями в листе ожидания читайте в статье Лист ожидания.

Для выбора необходимого типа комнаты и тарифа откройте следующую вкладку, как описано в шаге 2.

Шаг 2. "Тип комнаты и тарифы"

Во вкладке "Тип комнаты и тарифы" установите курсор в ячейке на пересечении нужного типа комнаты и выбранного тарифа.

*Система выделяет цветом тарифный план, рекомендуемый для выбранной компании.

В рабочем поле также могут отображаться следующие обозначения:

, при выделении -  - 

, при выделении -  - 

, при выделении -  - Тариф не доступен для данного размещения.

В правой части окна расположена группа дополнительных настроек размещения.

Скидка - поле для выбора индивидуальной (для данной брони) скидки из справочника. При выборе скидки происходит автоматический перерасчёт стоимости проживания.

Пакет - блок для настройки доп. пакетов к тарифу (B&B, HB, FB и т.д.).

Пакеты могут быть включаемые в тариф (отмечены флагом при выборе тарифа) и не включаемые, но доступные (пакет отображается, но флаг не установлен).

При установке требуемого количества включаемых пакетов автоматически изменяется стоимость в поле "Проживание" в таблице ниже.

При установке требуемого количества не включаемых пакетов автоматически изменяется стоимость в поле "Пакет" в таблице ниже.

Также производится автоматический пересчёт стоимости всего проживания.

Дополнительные функции.

Ускоренный расчёт - при установке бегунка в положение ON в таблице производится расчёт стоимости только по выделенному типу тарифа, что позволяет существенно ускорить процесс вывода данных на экран.

В валюте - при установке бегунка в положение ON рассчитывается стоимость бронирования в валюте тарифа. В данной валюте и будет далее вестись броня.

Шаг 3. "Комната"

Во вкладке "Комната" производится выбор комнаты.

Внимание!

Выбор устанавливать или нет комнату в брони, безусловно, всегда остаётся за пользователем системы, но мы настоятельно рекомендуем не присваивать комнату при бронировании, а делать это непосредственно перед заездом гостя, дабы избежать конфликтных ситуаций с гостем по поводу размещения его в комнату, номер которой отличается от того, что был указан в подтверждении бронирования. Выбор комнаты актуален при особых пожеланиях гостя (любимая комната, комната для инвалидов и т.д.).

Для поиска комнат по определённым параметрам необходимо заполнить следующие поля (выпадающий список появляется автоматически при установке курсора в поле):

Расположение - выбор корпуса и этажа по предпочтениям гостя (например, комната на 3-м этаже). Отметить флагом нужные позиции.

Вид - выбор вида из окна комнаты (например, на реку).

Теги - выбор особенности (тега) комнаты (например, с ванной и Wi-Fi). Отметить флагом нужные позиции.

Если же поиск комнаты по определённым условиям не требуется, достаточно просто выделить комнату в таблице.

Все установленные параметры будут отображены на закладках, как показано на рисунке ниже.

Теги (особые отметки) к броне можно установить в правом верхнем углу окна под кнопкой . В дальнейшем теги будут отображены при работе с бронями.

Для завершения бронирования нажмите кнопку "Создать бронь" внизу экрана.

При сохранении брони программа запросит добавление инструкции автотрансфера, если в броне был установлен плательщик.

Создать инструкцию - проживание гостя оплачивает организация.

Не создавать - гость оплачивает своё проживание самостоятельно.

Отменить - возврат в предыдущее окно.

Шаг 4. Дополнительная информация

Общий вид карточки брони. Ниже представлено её подробное описание.

 - после сохранения данных броне присваивается уникальный номер (номера броней всегда начинаются с цифры "1").

 - статус заявки. Возможные статусы: бронь, проживание, лист ожидания, выезд, незаезд, аннулирован, временный выезд.

 - кнопка выбора тега и отображение уже выбранных тегов (об использовании кнопки читайте выше в текущей статье).

 - подселить. Функция объединения броней из разных комнат в одну. Подробнее - в разделе Подселение брони.

 - создать копию брони. При нажатии на кнопку создаётся копия текущей брони (в открытых карточках - вкладка "Новая бронь"), которую необходимо сохранить для завершения действия.

 - история. При нажатии на кнопку появляется панель со следующим функционалом:

Историческая карточка - просмотр произведённых изменений на конкретные дату и время. Задаётся интервал (7 или 30 дней, год, всё время), после которого в поле слева выводятся все записи по сохранениям. При выборе определённой записи в полях карточки брони отображаются данные на установленные дату и время сохранения. Таким образом можно посмотреть все изменения, которые были произведены в брони.

Лог изменений - подробное описание тех или иных изменений в виде таблицы.

 - печать форм. При нажатии на кнопку появляется выпадающий список для выбора печатных форм по брони.

 - ФИО гостя, на которого создана бронь.

 - переход к изменению дат и/или схемы проживания.

В данной карточке также возможно задать конкретный период, для которого будут применены внесённые изменения, с или без пересчёта стоимости проживания.

 - переход к изменению типов тарифа и/или комнаты, пакетов услуг и скидок.

 - переход к изменению или установке номера комнаты.

Вкладка "Бронь"

Раздел "Информация о госте"

Телефон - номер телефона гостя.

E-mail - электронная почта для связи с гостем.

Раздел "Гарантия"

Гарантия - гарантия оплаты, т.е. каким образом гость будет оплачивать свое проживание.

Типы гарантий заводятся в разделе "Администрирование". Подробнее можно почитать в статье Общие справочники.

Сумма - сумма депозита: зависит от гарантии оплаты, может быть фиксированной или доступной к изменению.

Внести до - дата, до которой необходимо внести депозит (зависит от гарантии оплаты, может быть фиксированной или доступной к изменению).

Если дата истекла, броня появится в списке "Неоплаченные" и отчёте "Требование депозита".

Раздел "Маркетинговая информация"

Сегмент рынка - глобальный тип бизнеса. Есть 2 варианта использования:

• установка в каждой карточке брони вручную, выбор из выпадающего списка (редко используется);
• привязка сегмента рынка к типу тарифа. В таком случае, при выборе типа тарифа соответствующий ему сегмент рынка будет установлен автоматически в карточке брони.

Источник - источник бронирования, отображает откуда физически пришла бронь:

Трек-код - информация, обозначающая то, откуда гость узнал про Вашу гостиницу (возможно другое использование кода, например, конкретный тип рекламы - газета, сайт или Facebook):

ГЕО - география, показывает откуда Ваш гость (страна, регион, город и т.д.):

Открытый код - обозначает цель визита гостя в гостиницу: 

Комментарий - дополнительная информация по брони.

Корпоративный клиент (панель справа):

Компания - название и № компании от которой приехал гость.

Компания-плательщик - заполняется только для броней с безналичным расчетом. (Нет в Logus The Box)

Прочая информация:

Код CRS - заполняется автоматически в бронях, которые пришли к Вам онлайн.

Агенты - заполняется в том случае, если с данной брони необходимо выплатить комиссию. (Нет в Logus The Box)

Внизу находятся несколько кнопок, которые работают в любой вкладке карточки брони:

Кнопка "Сохранить" - сохраняет все сделанные изменения в брони.  Если нажать кнопку "Сохранить", удерживая SHIFT на клавиатуре, карточка бронирования не закроется автоматически.

Кнопка "Поселить" - поселяет бронь (поселить бронь можно ТОЛЬКО если дата заезда брони совпадает с датой в программе (внизу справа). В противном случае дата заезда будет изменена на текущую.

Кнопка "В лист ожидания" - переводит бронь в лист ожидания.

Кнопка "Аннулировать" - отменяет бронь (бронь невозможно аннулировать, если после поселения уже прошёл ночной аудит)

Кнопка "Выселить" - выселяет гостя (выселить бронь можно ТОЛЬКО если дата выезда брони совпадает с датой в программе (внизу справа). В противном случае будет предложено скорректировать сроки проживания.