Версия

2.2

Logus The BoxНет

В версии 2.7 для удобной работы с мероприятиями разработан отдельный Модуль мероприятий. Модуль интегрирован с функционалом групповых бронирований, чтобы объединить возможности бронирования конференц-залов, оборудования и комнат в общем пространстве.

Создание мероприятия

Для работы с мероприятиями в Logus HMS используется функционал раздела "Группы". 

Статус заявкиЗначение
Предварительная заявкаИспользуется для предварительного расчета стоимости мероприятия
ПодтвержденаЗалы, указанные в контрактах, изымаются из наличия

Чтобы создать Предварительную заявку на мероприятие:

  1. Откройте раздел "Группы"
  2. Нажмите "Создать групповую бронь"
  3. Заполните карточку
  4. Укажите даты проведения мероприятия в полях "Дата действия, с..." и "Дата действия, по"
  5. Дата освобождения блоков установите равной +1 день к дате окончания мероприятия.
  6. После заполнения всех необходимых полей нажмите Shift+Сохранить.

Добавляем арендуемые залы:

  1. Откройте вкладку "Контракты"
  2. Добавьте нужные залы как показано на примере при помощи кнопки "Добавить контракт"
  3. В качестве тарифа используется специальный дневной тариф.

После создания первого контракта остальные  контракты удобно добавлять при помощи кнопки "Создать копию"

Добавляем услуги:

  1. Откройте вкладку "Услуги"
  2. Добавьте нужные услуги при помощи кнопки "Добавить услугу"

Стоимость аренды залов добавляется по аналогии с конференц-услугами, которые должны быть предварительно настроены, как это описано в разделе Администрирование.

Подтверждение заявки:

  1. Нажмите кнопку "Подтвердить"
  2. Для отображения занятости залов в таблице наличия перейдите в раздел "Служба приема"
  3. Откройте вкладку "Наличие помещений"
  4. Выберите нужный режим отображения: Час \ День.


Финансовые документы. Печатные формы.

Печатные формы:

  1. В правом верхнем углу карточки нажмите на значок с изображением принтера.
  2. Выберите нужную печатную форму. Например, "Заявка на мероприятие".
  3. После того, как форма будет сформирована, ее можно распечатать, сохранить или отправить Заказчику по E-mail.

Финансовые документы. 


Для выставления Счета \ Доп. счета или создания Акта:

  1. Перейдите на вкладку Счет.
  2. В правой части нажмите кнопку "Создать документ..."
  3. Выберите нужную форму финансового документа

  1. В открывшейся форме вы можете:
    - добавить нужные строки 
    - удалить ненужные
    - использовать существующие шаблоны наименования или свой текст
    - сгруппировать нужные строки в одну
  2. При необходимости можно изменить Сумму
  3. Для завершения  редактирования нажмите "Создать"
  4. После того, как форма будет сформирована, ее можно распечатать, сохранить или отправить по E-mail.




Сформированные финансовые документы будут всегда доступны на вкладке Счет - Документы. Или в разделе Клиенты - Финансовые документы.


Компания - плательщик. 

В случае, когда в качестве плательщика выступает юр.лицо:

  1. Перейдите на вкладку Счет. Включите режим  отображения "Карманами".
  2. Активируйте переключатель "Прогноз"
  3. Выберите транзакции услуг, которые оплачивает Компания.
  4. Нажмите кнопку "Перенести"
  5. Выберите "Сменить карман" и укажите карман "Компания-плательщик".
  6. Сохранить

Данную операцию желательно производить заранее, до наступления даты начала мероприятия.

Завершение мероприятия. 

По окончании мероприятия его необходимо завершить:

  1. Перейдите на вкладку Счет.
  2. Убедитесь, что Счет имеет нулевой баланс, все услуги начислены на соответствующие карманы.
  3. В качестве оплаты на кармане "Компания-плательщик" используйте специальный тип оплаты - Безналичная оплата.
  4. Баланс счета должен быть равен 0.
  5. Нажмите кнопку "Завершить".

Только после завершения мероприятия данные будут выгружены в бухгалтерскую программу.


Копирование брони зала


Часто мероприятия длятся несколько дней и один и тот же зал арендуется в одно и то же время.
Для упрощения создания таких броней необходима кнопка "создать копию", которая сделает копию всех выделенных броней (необходимо добавить функцию множественного выделения) со сдвигом на +24 часа. После копирования выделяются добавленные брони, выделение с исходных снимается. Это позволит легко делать брони на несколько дней, просто повторяя нажатие кнопки "создать копию".

Алгоритм копирования следующий:
Все выделенные мероприятия копируются, но сдвигаются таким образом, чтобы начинаться в следующие сутки за последним выделенным мероприятием. Если эти сутки попадают на прошлое, они устанавливаются текущей датой.

Полученный результат: