Создание мероприятия
Для работы с мероприятиями в Logus HMS используется функционал раздела "Группы".
| Статус заявки | Значение |
|---|---|
| Предварительная заявка | Используется для предварительного расчета стоимости мероприятия |
| Подтверждена | Залы, указанные в контрактах, изымаются из наличия |
Чтобы создать Предварительную заявку на мероприятие:
- Откройте раздел "Группы".
- Нажмите "Создать групповую бронь".
- Заполните карточку.
- Укажите даты проведения мероприятия в полях "Дата действия, с..." и "Дата действия, по".
- Дата освобождения блоков установите равной +1 день к дате окончания мероприятия.
- После заполнения всех необходимых полей нажмите Shift+Сохранить.
Добавляем арендуемые залы:
- Откройте вкладку "Контракты".
- Добавьте нужные залы как показано на примере при помощи кнопки "Добавить контракт".
- В качестве тарифа используется специальный дневной тариф.
Удобно
После создания первого контракта остальные контракты удобно добавлять при помощи кнопки "Создать копию".
Добавляем услуги:
- Откройте вкладку "Услуги".
- Добавьте нужные услуги при помощи кнопки "Добавить услугу".
Стоимость аренды залов добавляется по аналогии с конференц-услугами, которые должны быть предварительно настроены, как это описано в разделе Администрирование.
Подтверждение заявки:
- Нажмите кнопку "Подтвердить".
- Для отображения занятости залов в таблице наличия перейдите в раздел "Служба приема".
- Откройте вкладку "Наличие помещений".
- Выберите нужный режим отображения: Час \ День.
Печатные формы
Печатные формы:
- В правом верхнем углу карточки нажмите на значок с изображением принтера.
- Выберите нужную печатную форму. Например, "Заявка на мероприятие".
- После того, как форма будет сформирована, ее можно распечатать, сохранить или отправить Заказчику по E-mail.
Финансовые документы
Для выставления Счета \ Доп. счета или создания Акта:
- Перейдите на вкладку Счет.
- В правой части нажмите кнопку "Создать документ...".
- Выберите нужную форму финансового документа.
- В открывшейся форме вы можете:
- Добавить нужные строки
- Удалить ненужные
- Использовать существующие шаблоны наименования или свой текст
- Сгруппировать нужные строки в одну - При необходимости можно изменить Сумму.
- Для завершения редактирования нажмите "Создать".
- После того, как форма будет сформирована, ее можно распечатать, сохранить или отправить по E-mail.
Сформированные финансовые документы будут всегда доступны на вкладке Счет - Документы. Или в разделе Клиенты - Финансовые документы.
Компания - плательщик
В случае, когда в качестве плательщика выступает юр.лицо:
1. Перейдите на вкладку Счет. Включите режим отображения "Карманами".
2. Активируйте переключатель "Прогноз":
3. Выберите транзакции услуг, которые оплачивает Компания:
4. Нажмите кнопку "Перенести":
5. Выберите "Сменить карман" и укажите карман "Компания-плательщик":
6. Нажмите перенести. Результат:
Данную операцию желательно производить заранее, до наступления даты начала мероприятия.
Завершение мероприятия
По окончании мероприятия его необходимо завершить:
- Перейдите на вкладку Счет.
- Убедитесь, что Счет имеет нулевой баланс, все услуги начислены на соответствующие карманы.
- В качестве оплаты на кармане "Компания-плательщик" используйте специальный тип оплаты - Безналичная оплата.
- Баланс счета должен быть равен 0.
- Нажмите кнопку "Завершить".
Только после завершения мероприятия данные будут выгружены в бухгалтерскую программу.
Копирование брони зала
Часто мероприятия длятся несколько дней и один и тот же зал арендуется в одно и то же время.
Для упрощения создания таких броней необходима кнопка "Создать копию", которая сделает копию всех выделенных броней (необходимо добавить функцию множественного выделения) со сдвигом на +24 часа. После копирования выделяются добавленные брони, выделение с исходных снимается. Это позволит легко делать брони на несколько дней, просто повторяя нажатие кнопки "Создать копию".
Алгоритм копирования следующий:
Все выделенные мероприятия копируются, но сдвигаются таким образом, чтобы начинаться в следующие сутки за последним выделенным мероприятием. Если эти сутки попадают на прошлое, они устанавливаются текущей датой.
Полученный результат:
