Модуль мероприятий

Описание модуля

Данный модуль расширяет функционал системы и автоматизирует работу с мероприятиями (или BEO, banquet event order). Модуль интегрирован с функционалом групповых бронирований, чтобы объединить возможности бронирования конференц-залов, оборудования и комнат в общем пространстве.

Вот краткий перечень новых возможностей, которые предоставляет модуль мероприятий:

1. Введено понятие оборудования, возможность привязки оборудования к типам залов
2. Стоимость аренды оборудования можно гибко регулировать формулами
3. Способ настройки номеров изменился - теперь можно делать многокомпонентные залы
4. Расширены возможности в части настроек гибких часовых тарифов (стало удобнее задавать стоимость аренды по часовым интервалам)
5. Добавлена "Шахматка залов" - где все брони видны на одном экране
6. Добавлена возможность планирования многодневных арендных мероприятий с привязкой меню/услуг/оборудования к залам
7. Для мероприятий в группе можно указывать 3 типа скидок: на аренду залов, на оборудование, на услуги. Значение этих скидок автоматически подтягивается в мастер бронирования помещений, а также в диалог добавления услуг.
8. Добавлен справочник "Виды мероприятий", где заполняются возможные действия и события, которые могут быть проведены в рамках подготовки мероприятий и аренды залов
9. По ссылке в карточке группы можно предоставлять заказчику все подробности о мероприятии, включая все брони, залы, услуги и цены.

Более подробно о каждой из возможностей и способе их настройки см. далее.

Настройка залов

Структура залов

Мероприятия могут проводиться только в типах комнат класса Помещение (L). Помещения для мероприятий могут быть как отдельностоящими, так и многокомпонентными. К многокомпонентным относятся “залы-трансформеры”, которые могут быть разделены за счет перегородок на несколько подзалов, а при необходимости арендованы целиком как один большой зал. 

В типах комнат для этого разделены понятия “Класс” и “Структура”, что позволяет делать типы залов для мероприятий разных структур:

Рассадка

Для каждого типа зала можно указывать возможные вариантов рассадки (Г-образная, П-образная, Класс, Театр и т.п) на закладке "Настройка помещений". Для каждого варианта рассадки указывается максимальное количество гостей, время сборки и разборки в минутах для подготовки той или иной рассадки. 

Время сборки и разборки не учитывается в расчёте стоимости, однако выводит зал из наличия, что позволяет менеджерам оценивать сколько в общей сложности займет подготовка и проведение мероприятия в конкретном зале по выбранной рассадке.

Почасовая аренда залов

Довольно часто аренда залов подразумевает сложные схемы ценообразования в зависимости от количества часов аренды, например, до 3 часов стоимость фиксирована, а далее прибавляется цена каждого часа. 

Теперь такие схемы можно настроить в Логусе благодаря возможности добавления цены к базовому варианту тарифа при наследовании вариантов.

Так для зала с тарификацией 1-4 часа -  фиксированная цена 20 000, 5-8 часов - прибавляем еще фиксированную сумму 15 000, а далее за каждый час аренды 3000 настройка тарифа аренды будет выглядеть следующий образом:

1. Настраиваем непересекающиеся временные интервалы на вкладке Расширенные настройки в почасовом Тарифе : 1-4, 5-8, 9-99 

2. Настраиваем вариант тарифа с фиксированной ценой за период 1-4 - "Цена за номер" - 10 000, ставим галку - “Цена на весь период” (так как цена зафиксирована за все 4 часа)

3. Добавляем вариант тарифа с периодом 5-8, базируем его на предыдущем варианте тарифа “Аренда до 5 часов” с периодом 1-4, ставим галку “Добавить к базовому варианту”, нажимаем “Применить” и на вкладке с ценами указываем стоимость 15 000  и фиксируем цену на весь период.

4. Добавляем еще один вариант тарифа “Аренда более 8 часов” с периодом 9-99, базируем на варианте “Аренда 5-8 часов", ставим галку “Добавить к базовому варианту” нажимаем "Применить" , указываем Цену номера - 3000 (Цена за каждый дополнительный час).

После таких настроек аренда конференц-зала на 10 часов будет рассчитана как 20 000 (за первые 4 часа) + 15 000 (за промежуток с 5 по 8 часов) + 2ч*3000 (за 2 часа по варианту тарифа аренды более 8 часов ) = 41 000

Настройка оборудования

Помимо аренды залов для мероприятий клиентам также может потребоваться аренда необходимого оборудования (проекторы, микрофоны, колонки). Для каждого типа зала можно выбирать совместимое оборудование в настройках типа комнаты на закладке "Настройка помещений". 

Оборудование - ресурс ограниченного количества, в Логусе оборудование - это услуги с определённой группой услуг "EQUIPM - Оборудование" и с указанием количества для ведения учета счетных единиц.

Наличие счётного оборудования можно отлеживать на экране "Наличие инвентаря" в Службе приема.

Сложная цена оборудования аренды

В настройки вариантов услуг  добавлено поле "Сложная цена", которое позволяет задавать сложные правила стоимости. Например, позволяет указывать цену в зависимости от длительности (в часах) приобретаемых услуг. Правила имеют приоритет над фиксированной ценой.

Используется нотация следующего формата:

A-B [N*]P

Где A-B - диапазон количества услуг, P - цена, N - длительность оказания услуги в часах (округлённая до верхнего целого), можно использовать как множитель чтобы указывать цену за единицу. В один момент времени подбирается одна конкретная строка. Таким образом можно кодировать сложные правила стоимости, например аренда проектора 0-2 часа 1000 рублей, свыше 2-х часов - 300 рублей в час записывается как:

0-2 1000
2-24 1000+(N-2)*300

Или например аренда проектора до 4-х часов - 500 руб в час, свыше 4-х часов - 300 руб в час:

0-4 N*500
4-24 N*300


Для почасовых вариантов N - количество часов, а для ежедневных - количество дней. Начислять с учётом сложной стоимости можно только через Добавление услуг.

Создание мероприятия

Виды мероприятий

В Администрировании доступен новый справочник "Виды мероприятий", где заполняются возможные действия и события, которые могут быть проведены в рамках подготовки мероприятий и аренды залов.

Добавление мероприятия

Аренда залов и планирование мероприятий в Логусе реализованы дополнительно к Групповым броням. Это удобно когда на конференцию или свадьбу приезжают гости и помимо размещения гостей в номерах, нужно арендовать зал и распланировать в точности всю программу мероприятий. Мероприятия можно планировать даже в неподтверждённых групповых бронях, например для предварительного расчёта стоимости аренды.

На вкладке "Мероприятия" в группе  представлена таблица со списком броней залов. В этой таблице можно как редактировать данные напрямую, так и добавлять через выбор зала на "Шахматке" в верхней части экрана. При выборе курсором мероприятия на шахматке будет подсвечено выбранное мероприятие в таблице под ней.

Перед созданием броней мероприятий на залы в правой части экрана мероприятий можно сразу указать скидку на аренду, оборудование и услуги.

При добавлении нового мероприятия в таблице можно выбрать тип зала, вид мероприятия, рассадку (время на подготовку рассадки будет учтено в длительности мероприятия), количество гостей, указать тариф и скидку.

Для каждого мероприятия можно добавить аренду необходимого оборудования, раскрыв  бронь и нажав "Добавить услугу". В списке доступного оборудования будет только оборудование, совместимое с типом зала аренды. При расчете стоимости оборудования аренды для мероприятия будет учтена указанная в правой части экрана скидка на оборудование, а также указанная для оборудования "сложная цена" будет рассчитана с учетом условий.

В случае с мероприятием добавление услуги осуществляется из строки брони помещения, услуга привязывается к конкретному помещению и отображается в дочерней таблице сразу под бронью помещения.

• при создании такой услуги в диалоге отображается помещение, к которому будет привязана услуга
• по умолчанию устанавливаются даты и время по времени аренды помещения
• при добавлении услуги в привязке к помещению должна быть применена соответствующая скидка со вкладки мероприятий.

Также услуги можно добавлять и как раньше через вкладку Услуги в группе. При этом на вкладке услуг группы все услуги группируются на 2 группы - услуги группы (не привязанные к брони на помещение) и услуги мероприятия (привязанные к брони на помещение). К услугам типа "Общие мероприятия" применяется скидка на услуги со вкладки мероприятий.

Каждая бронь зала (мероприятие) имеет соответствующую ей транзакцию на счёте группы. Если транзакция была проведена, редактировать такую бронь становится невозможно. Бронь можно удалить, если её транзакция не проведена (запланирована), либо была скорректирована (при этом транзакция остаётся на счёте).

При сохранении бронирования на залы Логус проверяет доступность зала на даты, при этом учитывает, что некоторые залы можно перебронировать (накладывать мероприятия друг на друга), а некоторые могут быть многокомпонентными.

Предоставление клиенту информации о мероприятии по ссылке

В групповой брони на вкладке Общие доступна ссылка на страницу в WebAPI с выводом всех подробностей о мероприятии, включая все брони, залы, услуги и цены. Ссылку на страницу является общедоступной, чтобы её можно было рассылать клиентам.

Страница содержит следующую информацию:

1. Номер и название групповой брони 
2. Сроки группы 
3. Примечания
4. Контакты менеджера группы (создавший пользователь)
5. Информацию о компании и компании-плательщике группы
6. Если в группе не созданы индивидуальные брони - данные с контрактов группы 
7. Если созданы индивидуальные брони - список броней со всеми полями, которые присутствуют на вкладке "брони" в группе
8. Все брони на залы, если есть вместе с дочерними услугами в каждом зале
9. Услуги группы, не привязанные к залам
10. Информацию об общей сумме группы в разбивке по проживанию, услугам, аренде залов, оборудования.

Шахматка залов

Для наглядной занятости залов по мероприятиям разработан отдельный экран "Шахматка залов".  Экран структурно похож на обычную шахматку, но существенно проще: у него есть возможность указания даты за которую мы просматриваем данные, залы по горизонтали, а также кнопка "Обновить" , которая перезагружает данные с сервера.

При нажатии на бронь мероприятия открывается соответствующая группа на вкладке Мероприятий.

В зависимости от статуса брони подсвечены разными цветами - предварительная бронь (серый), подтверждённая (зеленый).

Залы с разрешенным овербукингом отмечены иконкой , а разрешение на овербукинг настаивается в карточке типа зала.