Для создания брони необходимо нажать кнопку "Создать бронь" в левом верхнем углу окна Службы приёма.

Будет открыт Мастер бронирования.

Мастер бронирования

Шаг 1: "Схема размещения и сроки"

Во вкладке "Схема размещения и сроки" необходимо заполнить информацию по планируемому заезду и гостю, на чьё имя производится бронирование.

В поле "ФИО гостя" необходимо указать ФИО гостя, на которого создаётся бронь.

Если указанный гость ранее проживал в отеле, то под полем "ФИО гостя" автоматически появится выпадающий список с данным именем и фамилией.

Если ФИО введены не полностью, к выбору будет предложен список по совпадению, т.е. всех профайлов, содержащий тот же набор букв, что и поле "ФИО гостя", например: вводим в поле поиска "Иван", в выпадающем списке видим гостей с фамилиями типа Иванов, Ивановский, Иванецкий, именем Иван или отчеством Иванович, Ивановна.

После нажатия на одну из позиций выбора, информация из профайла гостя будет перенесена в карточку создания брони.

Если гость не проживал ранее в отеле, воспользуйтесь кнопкой   для создания и сохранения профайла гостя в системе.

После сохранения возле фамилии гостя появится номер его профайла (профайлы гостей всегда начинаются с цифры "5") 

Вместо кнопки создания нового объекта появится кнопка  

В поле "Компания" необходимо выбрать Компанию, от которой прибыл гость.

Если указанная компания была заведена в базу ранее, то под полем "Компания" автоматически появится выпадающий список с данным названием.

Если название введено не полностью, к выбору будет предложен список по совпадению, т.е. всех профайлов, содержащий тот же набор букв, что и поле "Компания", например: вводим в поле поиска "В-МИН", в выпадающем списке видим компании типа В-МИН+, В-МИНистерство и т.д.

После нажатия на одну из позиций выбора, компания отобразится в поле.

Если Компания не была заведена ранее в базу данных, воспользуйтесь кнопкой быстрого создания карточки компании  

После сохранения возле названия компании появится номер её профайла (профайлы компаний всегда начинаются с цифры "3") 

Вместо кнопки создания нового объекта появится кнопка   Перейдите к карточке нового объекта и заполните необходимые реквизиты.

Подробнее о создании профайлов компаний смотрите в разделе Клиенты.

Поле "Компания-плательщик" обязательно заполняется в том случае, когда известно, что бронь предварительно будет оплачена по безналичному расчету.

Работа с созданием профайла плательщика происходит по тому же принципу, что и создание компаний (см. описание выше).

Подробнее о создании профайлов компаний смотрите в разделе Клиенты.

Компания-плательщик может отличаться от компании, от которой приехал гость, но может быть и той же.

Поле "Квота/группа" заполняется в том случае, когда необходимо текущее бронирование привязать к существующей группе или создать его в рамках какой-либо квоты.

Поле заполняется с клавиатуры. Поиск производится по названию или номеру группы/квоты (оба варианта отображены на рисунке ниже).

Результаты выводятся в выпадающем списке по вхождению указанных символов. Если поиск не дал результатов, введённые в поле данные не сохранятся.

После выбора группы/квоты в таблице Схема размещения и сроки выводится информация по выбранной группе или соответствующая указанной квоте.

Заполнение параметров в разделе "Гости и размещение":

Кол-во - количество бронируемых номеров.

При установке в данном поле значения более 1 и дальнейшем сохранении будут созданы 2 и более индивидуальных броней, связанных между собой, на одного и того же гостя.

Взр. - количество взрослых гостей в поселении.

Дети - количество детей в поселении.

Возрастная градация детей, а, соответственно и количество полей для заполнения, регулируется настройками.

Заполнение параметров в разделе "Период проживания":

Тип размещения:

• Ночь - расчёт стоимости проживания по суткам
• День - расчёт стоимости проживания календарными днями
• Час - расчёт стоимости проживания по часам
• Месяц - расчёт стоимости проживания по месяцам

*Подробнее о настройках читайте в разделах Тарифы и Гостиница (Объекты).

Поле ввода даты - дата и время заезда. Возможны ввод с клавиатуры или выбор из встроенного календаря.

Количество - количество ночей/дней/часов/месяцев, в зависимости от выбранного типа размещения. 

по - поле ввода даты и времени выезда. Возможны ввод с клавиатуры или выбор из встроенного календаря.

После заполнения всех необходимый полей во вкладке "Схема размещения и сроки" Мастер бронирования отобразит таблицу наличия номеров на ближайший период в соответствии со всеми обозначенными условиями.

Если на момент создания брони в отеле нет свободной комнаты или гость не уверен, что сможет приехать, можно поместить бронь в лист ожидания, переключив бегунок "В лист ожидания" в положение ON рядом с кнопкой "Создать бронь" и назначив ему необходимый приоритет (высокий, средний, низкий, WL).

*Подробнее о работе с бронями в листе ожидания читайте в статье Лист ожидания.

Для выбора необходимого типа комнаты и тарифа откройте следующую вкладку, как описано в шаге 2.

Шаг 2. "Тип комнаты и тарифы"

Во вкладке "Тип комнаты и тарифы" установите курсор в ячейке на пересечении нужного типа комнаты и выбранного тарифа.

*Система выделяет цветом тарифный план, рекомендуемый для выбранной компании.

В рабочем поле также могут отображаться следующие обозначения:

, при выделении -  - 

, при выделении -  - 

, при выделении -  - Тариф не доступен для данного размещения.

В правой части окна расположена группа дополнительных настроек размещения.

Скидка - поле для выбора индивидуальной (для данной брони) скидки из справочника. При выборе скидки происходит автоматический перерасчёт стоимости проживания.

Пакет - блок для настройки доп. пакетов к тарифу (B&B, HB, FB и т.д.).

Пакеты могут быть включаемые в тариф (отмечены флагом при выборе тарифа) и не включаемые, но доступные (пакет отображается, но флаг не установлен).

При установке требуемого количества включаемых пакетов автоматически изменяется стоимость в поле "Проживание" в таблице ниже.

При установке требуемого количества не включаемых пакетов автоматически изменяется стоимость в поле "Пакет" в таблице ниже.

Также производится автоматический пересчёт стоимости всего проживания.

Дополнительные функции

Ускоренный расчёт - при установке бегунка в положение ON в таблице производится расчёт стоимости только по выделенному типу тарифа, что позволяет существенно ускорить процесс вывода данных на экран.

В валюте - при установке бегунка в положение ON рассчитывается стоимость бронирования в валюте тарифа. В данной валюте и будет далее вестись броня.

Шаг 3. "Комната"

Во вкладке "Комната" производится выбор комнаты.

Внимание!

Для поиска комнат по определённым параметрам необходимо заполнить следующие поля (выпадающий список появляется автоматически при установке курсора в поле):

Расположение - выбор корпуса и этажа по предпочтениям гостя (например, комната на 3-м этаже). Отметить флагом нужные позиции.

Вид - выбор вида из окна комнаты (например, на реку).

Теги - выбор особенности (тега) комнаты (например, с ванной и Wi-Fi). Отметить флагом нужные позиции.

Если же поиск комнаты по определённым условиям не требуется, достаточно просто выделить комнату в таблице.

Все установленные параметры будут отображены на закладках, как показано на рисунке ниже.

Теги (особые отметки) к броне можно установить в правом верхнем углу окна под кнопкой .

В дальнейшем теги будут отображены при работе с бронями.

Для завершения бронирования нажмите кнопку "Создать бронь" внизу экрана.

При сохранении брони программа запросит добавление инструкции автотрансфера, если в броне был установлен плательщик:

• Создать инструкцию - проживание гостя оплачивает организация.
• Не создавать - гость оплачивает своё проживание самостоятельно.
• Отменить - возврат в предыдущее окно.

Расселение гостей максимально близких по возрасту

При подборе койки система выбирает комнату, где сумма модулей разности возрастов соседей будет минимальной.

Гости без указанного возраста считаются 45-летними.

Учёт полового признака при распределении броней на койки

Для ситуаций, когда в конфигурации выключен <IgnoreGenderForBeds>False</IgnoreGenderForBeds> реализовано автоматическое распределение таким образом, чтобы оно учитывало пол соседа по койке. А также, пыталось в первую очередь подобрать номера, где уже кто-то проживает.

Шаг 4. Дополнительная информация

Общий вид карточки брони. Ниже представлено её подробное описание.

 - после сохранения данных броне присваивается уникальный номер (номера броней всегда начинаются с цифры "1").

 - статус заявки (и приоритет для статуса "Лист ожидания"). Возможные статусы: бронь, проживание, лист ожидания, выезд, незаезд, аннулирован, временный выезд.

 - кнопка выбора тега и отображение уже выбранных тегов (об использовании кнопки читайте выше в текущей статье).

 - подселить. Функция объединения броней из разных комнат в одну. Подробнее - в разделе Подселение брони.

 - создать копию брони. При нажатии на кнопку создаётся копия текущей брони (в открытых карточках - вкладка "Новая бронь"), которую необходимо сохранить для завершения действия.

 - история. При нажатии на кнопку появляется панель со следующим функционалом:

Историческая карточка - просмотр произведённых изменений на конкретные дату и время. Задаётся интервал (7 или 30 дней, год, всё время), после которого в поле слева выводятся все записи по сохранениям. При выборе определённой записи в полях карточки брони отображаются данные на установленные дату и время сохранения. Таким образом можно посмотреть все изменения, которые были произведены в брони.

Лог изменений - подробное описание тех или иных изменений в виде таблицы.

 - печать форм. При нажатии на кнопку появляется выпадающий список для выбора печатных форм по брони.

 - ФИО гостя, на которого создана бронь.

 - переход к изменению дат и/или схемы проживания.

В данной карточке также возможно задать конкретный период, для которого будут применены внесённые изменения, с или без пересчёта стоимости проживания.

 - переход к изменению типов тарифа и/или комнаты, пакетов услуг и скидок.

 - переход к изменению или установке номера комнаты.

Вкладка "Бронь"

Раздел "Информация о госте"

Телефон - номер телефона гостя.

E-mail - электронная почта для связи с гостем.

Раздел "Гарантия"

Гарантия - гарантия оплаты, т.е. каким образом гость будет оплачивать свое проживание.

Типы гарантий заводятся в разделе "Администрирование". Подробнее читайте в статье Общие справочники.

Сумма - сумма депозита: зависит от гарантии оплаты, может быть фиксированной или доступной к изменению.

Внести до - дата, до которой необходимо внести депозит (зависит от гарантии оплаты, может быть фиксированной или доступной к изменению).

Если дата истекла, броня появится в списке "Неоплаченные" и отчёте "Требование депозита".

Раздел "Маркетинговая информация"

Сегмент рынка - глобальный тип бизнеса. Есть 2 варианта использования:

• установка в каждой карточке брони вручную, выбор из выпадающего списка (редко используется);
• привязка сегмента рынка к типу тарифа. В таком случае, при выборе типа тарифа соответствующий ему сегмент рынка будет установлен автоматически в карточке брони.

Источник - источник бронирования, отображает откуда физически пришла бронь. Устанавливается путём выбора из выпадающего списка.

Трек-код - источник информации, из которого гость узнал про Ваш отель (возможно и другое использование кода, например, конкретный тип рекламы: газета, сайт или Facebook).
                   Устанавливается путём выбора из выпадающего списка.

ГЕО - география гостя, т.е. откуда прибыл гость (страна, регион, город и т.д.). Устанавливается путём выбора из выпадающего списка.

Открытый код - цель визита гостя в отель. Устанавливается путём выбора из выпадающего списка.

В дальнейшем, информация из данных полей будет использована в различных статистических отчетах.

О настройке содержания полей раздела "Маркетинговой информации" читайте в статье Общие справочники.

Комментарий - дополнительная информация по брони.

Раздел "Дополнительные поля"

Отображение, настройка работы данных полей производится в Администрировании.

В приведённом примере используются доп. поля "Ссылка на сделку в Битрикс" и "ОТК".

Подробнее читайте в статье Администрирование.

Раздел "Корпоративный клиент"

Компания - название и № компании, от которой приехал гость. Поиск производится по данным, вводимым в поле с клавиатуры: наименование или номер.

Компания-плательщик - заполняется только для броней, в которых организация оплачивает по безналичному расчёту за гостей. (Нет в Logus The Box)

Раздел "Прочая информация"

Код CRS - заполняется автоматически в бронях, которые пришли в Logus из онлайн-систем.

Менеджер - выбор ответственного за данную броню менеджера из списка пользователей программы.

Агенты - заполняется случае, когда с брони необходимо выплатить комиссию какой-либо компании. (Нет в Logus The Box)

• Добавить - добавить строку для ввода данных. Поиск по названию компании. Комиссия проставляется автоматически, в зависимости от настройки в карточке компании.
  Подробнее о работе с компаниями читайте в статье Клиенты.
• Удалить - удалить строку.

Связанные брони - в данном поле можно ввести номера поселений для связи с текущей бронью. Эта опция помогает быстро перейти в связанные брони (например, когда заезжает группа индивидуалов в разные номера), а также проводить оплаты одним гостем за все связанные поселения, используя мастер оплат.

Ссылка для онлайн оплаты - ссылка на онлайн-оплату брони гостем формируется автоматически. Ссылку можно скопировать  и направить гостю отдельным письмом.

В нижней части окна расположена панель управления.

Сохранить - при нажатии на кнопку сохраняются все произведённые в брони изменения, карточка брони закрывается автоматически.

Если нажать кнопку "Сохранить", удерживая SHIFT на клавиатуре, изменения сохранятся, но карточка бронирования не закроется.

Незаезд - перевод брони в статус "Незаезд".

Поселить - переводит броню в статус заезда.

Если дата заезда, указанная в брони, совпадает с текущей датой (указана в нижнем правом углу окна), броня будет поселена.

Если дата заезда, указанная в брони, меньше текущей, программа выдаёт сообщение: .

Если дата заезда, указанная в брони, больше текущей, программа выдаст сообщение о несовпадении дат:

• Продолжить - дата заезда будет изменена на текущую, броня - сохранена.
• Отменить - возврат в карточку брони.

В лист ожидания - перевод брони в лист ожидания.

Аннулировать - отменяет броню (невозможно аннулировать броню, если после её поселения был проведён хотя бы один ночной аудит).

Временно выселить - данная функция используется в основном в объектах размещения санаторного типа, когда гостю требуется прервать пребывание в санатории на время, а затем вернуться и продолжить лечение.
Функция настраивается в Администрировании, карточке объекта.

Выселить - переводит поселение в статус выезда.

Выселение возможно только при условии нулевого баланса в фолио.

Выселение возможно в случае, когда дата выезда в брони совпадает с текущей датой (указана в нижнем правом углу окна).

Если дата в брони больше даты текущей, программа выдаст уведомление:

Закрыть - выход из карточки брони без сохранения.