...
- To calculate preliminary cost
- To make blocks
- To make mass reservations and mass batch changes.
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Quantity of contracts is equal to quantity of accommodation variants |
Press "Add new" button for new contract.
Stay type and terms
| Field | Description |
|---|---|
| Rooms q-ty | Rooms quantity |
| Guests and stay | Quantity of quests in one room (adults and children) |
| Stay period | Stay period: night/day/hour and arrival/ departure date. |
| Availability | Rooms type availability with due regard for Rooms q-ty, Guests q-ty and Stay period |
Room types and rates
There are field "Discount" and field "Packages" at the right side. You can add any personal discount from the list and choose package if it is necessary.
Press "Apply" button, then "Save".
You can change contract if you click to 
or highlight the contract
- delete the contract.
Then click «Save» button.
| Info | ||
|---|---|---|
| ||
It is necessary to press "Confirm" button for turning Contract to Block (change status for Confirm contract). After that necessary quantity of rooms (blocks) will be "frozen" for this Group. |
Reservations tab
Opportunity appears to make reservations when Contract became "Confirmed".
Also you can add reservations out of contract.
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
You should create reservations at the next cases:
|
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
You can move reservation to other contract
|
| Expand | ||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ||||||||||||
Group has the next statuses:
Important: Contracts play most important role on NEW (draft) and CONF (confirmed) stages. After creation reservations contracts are meaningless. There is no need to manually maintain compliance with contracts and reservations, the easiest way will be to set the release date of blocks, and then you can work only with individual reservations only. For example, guest decides to change room from double to suite. You can do it throught Reservations, Logus evens reservations to blocks by itself. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
"Room assignment" button allows to pick up the rooms.
Press "Room assignment" button and you will see the next screen:
"Location" field- it is floor or building. "View" field - Room view. "Tags" field - Room's tags that important for room assignment. "Room range" - allows to assign certain rooms. "Only clean" - only clean rooms at present moment. "Only free" - only free rooms at present moment. |
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
"Batch change" allows the next:
Press "Batch change" button:
Change Booking status - allows to change booking status Common booking parameters as is: Add a comment -allows to add comment inselected/ all reservations Add tags - allows to add tags in selected/ all reservations Dates - allows to change dates in selected/ all reservations Market information - allows to change any market information in selected/ all reservations Change price - allows to change price in selected/ all reservations (setting uniqe group price) Split reseravtion - allows to split selected reservations |
Rooms in blocks are are equal to contracts at the beginning. After room reservation blocks could be not equal to contracts.
Quantity rooms in blocks can be other then quantity rooms in contracts in next cases only: block expansion and block release.
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
It is necessary to press "Confirm" button for turning Contract to Block (change status for Confirm contract). After that necessary quantity of rooms (blocks) will be "frozen" for this Group. |
...
:
| Warning | ||
|---|---|---|
| ||
Quantity of rooms in blocks can be differ from quantity of rooms in contracts in two cases: expansion and release blocks. |
Block expansion
Block expansion is adding rooms out of contract.
Reason of this could be the expansion reservation to out of dates of contract or moving reservaton from one room type to another room type that is absent in contract.
It is necessary to remamber remember that blocks are not released automatic (
Следует иметь в виду что расширенные блоки не освобождаются автоматически (при сокращении срока проживания или отмене брони, например). Освободить их можно либо вручную, нажав на закладке "блоки" кнопку "Привести блоки к соответствию контрактам", либо настроив автоматическое освобождение блоков.
| title | Подробнее на примерах как работают блоки и расчёт наличия вы можете ознакомится тут |
|---|
| Info |
|---|
Во всех примерах TWIN- многокомпонентный номер, состоящий из двух кроватей BED2 |
Кейс 1
Контракт на две койки, но им назначили койки из разных номеров:
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
|
Кейс 2
Контракт на два мультикомпонента и 3 койки, которые тоже раскидали в разные номера:
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
|
Кейс 3
Смешанный случай - контракт на номер, но в группу вручную впихнули бронь на койку:
| Expand | ||
|---|---|---|
| ||
|
| title | Освобождение блоков |
|---|
Положим мы дошли до состояния, когда индивидуальные брони были созданы (скажем наступил день заезда). В момент заезда могли выясниться дополнительные детали: 1 STD не заехал, второй захотел выехать раньше на 1 сутки, например мы получаем такую картину в контракте:
Это приводит к появлению свободных неиспользованных блоков в группе, на закладке "блоки" мы увидим следующее:
Видно, что на все даты освободился 1 STD, а на 21 апреля даже 2. Как освободить эти номера и вернуть наличие, чтобы отдел бронирования мог отдать их индивидуальным заявкам? Есть два способа:
- Уменьшить на единицу число номеров в контракте - это автоматически освободит один STD. Однако это не решит проблему с оставшимся свободным номером на 21 апреля
- Настроить автоматическое освобождение блоков в параметрах группы:
for example, when accomodation period is reduced or resaervation is cancelled).
You can release blocks to press "Release room blocks" on Room blocks tab or set up release room blocks automatic.
Services
Если указать дату освобождения блоков, то по наступлению этой даты Логус автоматически освободит все неиспользуемые блоки (те блоки, для которых нет индивидуальных броней). Освобождение происходит в момент сохранения групповой брони или в момент ночного аудита.
На примере нашей заявки, устанавливая дату 17 апреля(текущая дата гостиницы) и сохранив группу, получаем следующую картину в блоках:
Все незадействованные стандарты были освобождены.
Важно понимать, что операция освобождения блоков обратимая, и Логус приводит блоки в соотвтетствие с контрактами и правилами освобождения в момент сохранения группы. Т.е. можно в любой момент убрать дату освобождения и пересохранить группу, получим такую же картину что была до совобождения:
является дополняющим возможности освобождения блоков. Он позволяет организовать "скользящее" окно возврата неиспользованных блоков. Т.е. в группе будут освобождены не все неиспользованные блоки, как в первом случае, а только на даты до текущей + N дней. Т.е. если установить например в качестве этого параметра 3 дня, то получим следующую картину в блоках:
Освободились только блоки на 3 дня вперёд. После проведения аудита Логус автоматически освободит и 4 марта тоже и т.д.
УслугиПредоставляет возможность добавлять/удалять услуги для групповой брони, оказываемые гостям, которые можно завести в Администрирование - Услуги.
Удалить услугу можно выделив необходимую позицию и нажав кнопку "Удалить".
Для добавления услуги в группе необходимо нажать кнопку "Добавить услугу", выбрать услугу, количество, скидку, комментарий, дату начисления и время начисления (для часовых услуг)
Для добавления инструкции автотрансфера необходимо нажать кнопку "Добавить". В открывшейся форме необходимо заполнить следующие группы полей:
- период действия и коды/типы транзакций, на которые будет действовать автотрансфер. Выбрать счет/ карман для переноса транзакций:
- сменить карман - перенос будет осуществлен в рамках текущей брони
- связанные счета - перенос транзакций будет осуществляться на связанные счета: профиль гостя, компания, компания плательщик. указанные в брони.
- другой счет - любой другой счет брони, профиля или компании
- Указать разделение:
- переносить целиком - все выбранные транзакции переносятся автотрансфером
- проценты - перенести процент от транзакции, величину процента можно указать в поле "Величина",
- если включить переключатель "Оставить эту сумму", то выбранный процент от суммы транзакции остается на изначальном кармане, а остальной процент переносится правилом автотрансфера.
- если переключатель "Оставить эту сумму" отключен, то выбранный процент от суммы транзакции переносится правилом автотрансфера
- фиксированная сумма - переносится сумма, заданная в поле "Величина"
- если включить переключатель "Оставить эту сумму", сумма, выбранная в поле "Величина", остается на текущем счете и кармане, а оставшаяся разница переносится правилом автотрансфера.
- При необходимости установить лимит переноса - для ограничения суммы переноса транзакций автотранфером.
Инструкции автотрансфера групповой брони будут применяются к счетам индивидуальных броней. Т.е. если мы добавим на группу инструкцию переноса всех транзакций проживания не безналичный карман, то эта инструкция будет применена к транзакциям на счетах индивидуальных броней.
...